賃貸管理会社の報告書はどこを見る？家賃送金明細・滞納・修繕費・空室状況をオーナー向けに解説
「賃貸管理会社から毎月送金されているけれど、明細の見方がよく分からない」
「家賃10万円なのに、振り込まれる金額が毎月違うのはなぜ？」
「管理料以外にも費用が引かれているけれど、何の費用？」
「家賃を滞納している入居者がいる場合、管理報告書に書かれる？」
「空室が続いているのに、募集状況の報告がない」
「管理会社から報告書が届かない場合、どうすればいい？」
アパートやマンション、賃貸戸建てを所有しているオーナー様のなかには、管理会社へ家賃の集金や建物管理を委託している方も多いと思います。
毎月、管理会社から家賃が振り込まれていれば、それだけで安心してしまうこともあるでしょう。
しかし、賃貸経営では、銀行口座に入金された金額だけでなく、その金額がどのように計算されたのかを確認することが重要です。
例えば、家賃収入が前月と同じでも、修繕費や更新関連の費用が差し引かれれば、送金額は変わることがあります。
一方、送金額が少ない理由が、入居者の家賃滞納や空室によるものかもしれません。
結論からいうと、賃貸管理会社の報告書では、少なくとも「家賃の入金状況」「管理料と控除費用」「滞納・未収金」「修繕履歴」「空室と募集状況」を分けて確認することが大切です。
また、登録賃貸住宅管理業者には、賃貸住宅管理業法に基づく定期報告の義務があります。ただし、法律上の定期報告と、管理会社が毎月発行する家賃送金明細は同じものではありません。
今回は、賃貸オーナー様に向けて、管理報告書と送金明細の読み方、確認すべき数字、管理会社へ質問したい内容、空室・修繕・滞納の管理まで具体的に解説します。
■賃貸管理会社の管理報告書とは？送金明細との違い
管理会社からオーナー様へ届く資料には、さまざまな名称があります。
例えば、
家賃送金明細書
入出金明細書
管理報告書
月次収支報告書
管理業務報告書
空室募集状況報告書
などです。
ただし、名称や記載内容は管理会社によって異なります。
一般的に、家賃送金明細書は、入居者から入金された家賃などと、差し引かれた管理料・費用、オーナー様への送金額を確認する資料です。
一方、管理報告書には、家賃の入金状況だけでなく、修繕、入居者対応、空室募集などの管理業務が記載される場合があります。
例えば、家賃送金明細に、
「送金額：185,000円」
と記載されているだけでは、前月より金額が少なくなった理由が分からないことがあります。
そのため、
「どの部屋からいくら入金されたか」
「どの費用が差し引かれたか」
「未入金の家賃はあるか」
まで確認する必要があります。
管理報告書で大切なのは、数字が並んでいることではなく、オーナー様が賃貸経営の状況を判断できることです。
賃貸管理会社へ依頼できる業務全体や、管理委託の基本については、スマイファミリーのオーナー様向け総合ガイドでも解説しています。
■家賃送金明細書はどこを見る？具体的な計算例
実際の金額を使って考えてみましょう。
例えば、月額家賃80,000円・共益費5,000円の部屋を3戸管理しているケースです。
3戸すべてが入居中で、家賃の未払いはないと仮定します。
この場合、1か月の家賃と共益費の合計は255,000円です。
そこから管理料や修繕費などを差し引いて、オーナー様へ送金される契約になっている場合があります。
【送金明細の計算例】
項目 | 金額 |
|---|---|
家賃収入（80,000円×3戸） | 240,000円 |
共益費収入（5,000円×3戸） | 15,000円 |
収入合計 | 255,000円 |
管理料（例：家賃収入の5%） | −12,000円 |
管理料の消費税（10%） | −1,200円 |
共用部分の清掃費 | −8,000円 |
設備修繕費 | −22,000円 |
オーナーへの送金額 | 211,800円 |
※説明用の仮定です。実際の管理料の計算対象、税金、費用の請求方法、共益費の扱いは管理委託契約によって異なります。
この例では、入居者からの入金が255,000円でも、オーナー様への送金額は211,800円となります。
ここで重要なのは、43,200円の差額が何によって発生しているかです。
管理料や清掃費は毎月発生する場合がありますが、修繕費は月によって異なることがあります。
つまり、送金額が減少したとしても、それだけで入居率が下がったとは限りません。
「家賃収入が減った」のか、「控除される費用が増えた」のかを分けて確認することが重要です。
■管理料が契約した金額と合っているか確認する
賃貸管理を委託している場合、管理会社へ管理料を支払うことがあります。
例えば、管理委託契約で管理料が「賃料の5%」と定められている場合です。
このとき確認したいのは、何を計算の基準としているかです。
例えば、
賃料だけを対象にする
賃料と共益費を対象にする
入金済みの金額を対象にする
契約上の賃料を対象にする
など、契約内容によって計算方法が異なる場合があります。
また、管理料に消費税が含まれているかどうかも確認が必要です。
例えば、管理料12,000円が税抜であれば、消費税10%を加えて13,200円になる計算です。
ただし、管理料が税込で表示されている場合には、同じ金額をさらに加算することはできません。
そのため、管理会社から送金明細が届いたら、
「管理料は何を基準に計算されていますか？」
「管理料は税込ですか、税抜ですか？」
「空室の部屋についても管理料が発生しますか？」
といった点を確認しましょう。
管理料の割合だけではなく、計算対象と追加費用まで確認することが大切です。
■家賃の入金額が合わない場合、何を確認する？
家賃送金明細で最初に確認したいのは、各部屋の入金状況です。
例えば、3戸すべてが入居中で、毎月の家賃・共益費合計が255,000円の物件を考えます。
ところが、今月の入金額が170,000円になっていた場合です。
このとき、まず確認したいのは次の事項です。
① 未入金の部屋があるか
入居者の家賃支払いが遅れている可能性があります。
② 退去した部屋があるか
退去によって家賃が発生しない期間があるかもしれません。
③ 日割り家賃になっているか
月の途中から入居した場合など、日割りの賃料になる契約があります。
④ フリーレントなどの条件があるか
契約で定めた無料期間が適用されている可能性があります。
⑤ 入金と送金の対象月が異なるか
当月分の家賃が翌月に送金されるなど、送金スケジュールが関係する場合があります。
例えば、
「10月分家賃」
「10月に管理会社が受領した金額」
「10月にオーナー様へ送金した金額」
は、必ずしも一致するとは限りません。
そのため、明細には何月分の家賃が記載されているのかを確認することが重要です。
■家賃滞納は送金明細のどこを確認する？
管理会社へ家賃集金を委託している場合、家賃滞納が発生したときにどのような報告が行われるか確認しましょう。
例えば、
「201号室：当月家賃未入金」
と記載されていた場合です。
この情報だけでは、滞納の状況を十分に把握できない可能性があります。
確認したいのは、次のような項目です。
何月分の家賃が未入金か
滞納額はいくらか
前月以前の未収金があるか
入居者への連絡状況
家賃保証会社の利用状況
保証会社への請求手続き
次回の対応予定
特に、家賃保証会社を利用している場合は、保証契約の内容によって取り扱いが異なります。
保証会社が一定の条件で家賃を支払う場合でも、必要な請求手続きや期限が定められていることがあります。
また、保証会社が立て替えたからといって、入居者の家賃支払義務がなくなるわけではありません。
オーナー様は、滞納金額だけでなく、誰が、いつ、どのような対応を行っているのかを確認しましょう。
■修繕費が差し引かれていたら、請求内容を確認する
賃貸経営では、給湯器、エアコン、トイレ、給排水などの設備修繕が必要になることがあります。
例えば、送金明細に、
「修繕費：35,000円」
と記載されていた場合です。
金額だけを見ても、具体的に何の修繕を行ったのかは分かりません。
次の内容を確認するとよいでしょう。
① 修繕した部屋・設備
例えば、101号室の給湯器、共用廊下の照明などです。
② 故障内容
どのような症状があり、何を修理したのか確認します。
③ 修繕業者
どの業者が対応したのか。
④ 見積もりと実際の請求額
見積額と実施額に違いがある場合、その理由を確認します。
⑤ オーナーへの事前確認
管理委託契約で事前承認が必要な金額だったかを確認します。
⑥ 修繕後の状態
作業報告書や写真などで確認できる場合があります。
ただし、緊急の漏水など、事前にオーナー様へ連絡できないまま対応が必要になる場合もあります。
そのような場合の権限や報告方法についても、管理委託契約を確認しましょう。
重要なのは、修繕費が発生したことだけで管理会社の対応が悪いと判断しないことです。
必要な修繕を先延ばしにすると、被害が広がる場合があります。
一方、修繕内容や費用の説明が不十分であれば、確認を求めることが大切です。
設備故障時の費用負担については、既存記事でも詳しく解説しています。
埼玉の賃貸物件で設備が故障したら？修繕費の負担とオーナー様の対応を解説
■空室がある場合、報告書には何が必要？
入居中の部屋については家賃の入金が重要ですが、空室については募集状況の確認が重要になります。
例えば、10戸のアパートで2戸が空室になっている場合です。
オーナー様としては、
「募集しているのだから、いずれ入居者が決まるだろう」
と考えるかもしれません。
しかし、募集していることと、実際に入居希望者から反響があることは別です。
例えば、次のような報告があると、募集状況を判断しやすくなります。
確認項目 | 101号室 | 202号室 |
|---|---|---|
募集開始からの経過日数 | 20日 | 45日 |
問い合わせ件数 | 8件 | 2件 |
内見件数 | 4件 | 0件 |
申込件数 | 1件 | 0件 |
現在の状況 | 審査中 | 募集中 |
※数字は説明用の仮定です。
この例では、101号室は申込みまで進んでいますが、202号室は45日間募集していても内見につながっていません。
この場合、202号室については、募集賃料だけでなく、掲載写真、設備、初期費用、募集条件などを確認する必要があるかもしれません。
ただし、問い合わせが少ないからといって、必ず家賃を下げるべきとは限りません。
募集している媒体、物件の特徴、周辺の競合物件などによって、改善方法は異なります。
空室対策では、入居者が決まらないという結果だけでなく、問い合わせから申込みまでのどこに問題があるかを確認することが大切です。
■空室期間が長いと、年間の収入はいくら減る？
空室対策の重要性を、具体的な金額で確認しましょう。
例えば、家賃80,000円の賃貸住宅を所有している場合です。
1年間満室であれば、単純計算で家賃収入は960,000円になります。
一方、空室期間が発生すると、年間の家賃収入は次のように変わります。
空室期間 | 年間の家賃収入 | 満室との差 |
|---|---|---|
0か月 | 960,000円 | 0円 |
1か月 | 880,000円 | −80,000円 |
2か月 | 800,000円 | −160,000円 |
3か月 | 720,000円 | −240,000円 |
4か月 | 640,000円 | −320,000円 |
※家賃80,000円、各月を1か月単位で計算した仮定です。日割り家賃、管理料、募集費用、修繕費などは含みません。
この例では、空室期間が3か月になると、満室の場合と比べて240,000円の家賃収入が減ります。
例えば、募集賃料を月額3,000円下げることで早期入居につながる可能性がある場合、空室期間を長引かせることとの比較が必要になるかもしれません。
ただし、家賃を下げれば必ず早く入居者が決まるわけではありません。
また、一度下げた家賃は、新しい賃貸借契約の条件となるため、長期的な収益にも影響します。
そのため、値下げを検討する際は、
現在の空室期間
問い合わせ件数
内見件数
競合物件の募集条件
家賃変更後の年間収入
入居が決まるまでの見込み
室内設備や写真の改善余地
を確認しましょう。
空室の損失と、家賃を変更した場合の将来的な収入を、両方比較することが重要です。
■問い合わせがあるのに申込みがない場合、何を確認する？
空室募集で注意したいのが、問い合わせはあるのに契約まで進まないケースです。
例えば、1か月で10件の問い合わせがあったにもかかわらず、申込みが0件だった場合です。
この場合、物件情報に興味を持つ人はいるものの、内見後や条件確認後に申し込まない理由があるのかもしれません。
確認したいのは、
① 問い合わせから内見につながっているか
問い合わせに対する返信が遅く、内見日程が決まらないケースも考えられます。
② 内見後の反応
室内の状態、設備、日当たり、騒音、周辺環境などへの評価を確認します。
③ 初期費用
家賃だけではなく、敷金、礼金、保証料、仲介手数料などが検討材料になることがあります。
④ 入居可能日
すぐに入居したい人に対して、工事や清掃が終わっていない場合は、申込みにつながらない可能性があります。
⑤ 申込み後の対応
審査や契約条件の確認に時間がかかり、申込みがキャンセルになるケースもあります。
入居申込み後にキャンセルが続いている場合は、原因を整理することも大切です。
スマイファミリーでは、この問題についても別の記事で詳しく解説しています。
賃貸の入居申込後にキャンセルされる原因は？埼玉のオーナー向け対策
■管理報告書に修繕や苦情の記録がない場合は？
毎月の管理報告書に家賃の数字しか書かれていない場合、入居者からの相談や建物の維持管理状況が分かりにくいことがあります。
例えば、
「共用廊下の照明が切れている」
「駐輪場に放置自転車がある」
「給湯器の不具合について相談が入っている」
といった問題です。
こうした内容は、すぐに大きな費用が発生するものばかりではありません。
しかし、放置すれば入居者の生活や建物の管理に影響する可能性があります。
管理会社へ委託している場合は、管理業務の範囲に応じて、どのような報告を受けられるか確認しましょう。
例えば、
受け付けた入居者からの相談
対応した設備故障
共用部分の清掃や点検
未完了の修繕
今後予定されている工事
近隣からの苦情
対応に必要なオーナーの判断
などです。
特に、修繕が完了していない案件については、次回の対応予定を確認することが大切です。
一方、管理会社が対応したすべての電話や日常的な連絡を毎月詳細に報告する必要があるとは限りません。
管理委託契約に定められた業務と報告内容を確認し、賃貸経営の判断に必要な情報を共有できる体制を整えましょう。
■法律上、管理会社には定期報告の義務がある？
管理会社からの報告については、賃貸住宅管理業法も確認しておきたい制度です。
国土交通省によると、登録賃貸住宅管理業者には、管理受託契約の委託者であるオーナー様への定期報告が義務付けられています。
報告対象には、主に次のような事項が含まれます。
管理業務の実施状況
家賃などの金銭の収受状況
建物・設備の維持保全の実施状況
入居者からの苦情と対応状況
国土交通省は、少なくとも年1回以上の頻度で報告する必要があると説明しています。
ただし、ここは正確に理解しておく必要があります。
法律上の定期報告が年1回以上必要であることと、すべての管理会社に毎月同じ形式の管理報告書を提出する義務があることは同じではありません。
また、賃貸住宅管理業の登録は、原則として管理戸数200戸以上の事業者に義務付けられており、200戸未満は任意登録とされています。
具体的な義務の適用は、事業者の登録状況や業務内容などによって確認が必要です。
そのため、管理会社の報告状況を確認する際には、
「法律に基づく定期報告」
「管理委託契約で定められた報告」
「毎月の送金明細」
を分けて考えましょう。
■管理会社から報告書が届かない場合、どうすればいい？
管理会社からの報告が少ないと感じた場合、最初に確認したいのは管理委託契約書です。
例えば、契約書に、
「毎月、家賃の入金状況を報告する」
と定められている場合、その報告が行われているか確認しましょう。
一方、報告の頻度や方法が異なる契約もあります。
そのため、単に、
「毎月報告書が来ないから違法だ」
と判断するのは適切ではありません。
確認するときは、次のように具体的に伝えるとよいでしょう。
「毎月の送金額について、入金家賃、管理料、修繕費などの内訳を確認したいです。現在の管理委託契約では、どのような報告を受けられることになっていますか？」
また、空室がある場合には、
「現在の募集状況について、問い合わせ件数や内見件数も確認できますか？」
と相談する方法もあります。
報告書の内容が分かりにくい場合は、項目の意味や計算方法について説明を求めましょう。
重要なのは、報告書の形式を増やすことではありません。
オーナー様が、自分の物件で何が起きているのかを把握できる状態にすることです。
■良い管理報告書は、数字だけでなく次の対応が分かる
例えば、空室のある部屋について、次の2種類の報告があったとします。
報告A
「202号室、空室継続中」
報告B
「202号室は募集開始から45日が経過。今月の問い合わせ2件、内見0件。掲載写真と募集条件を確認し、周辺の競合物件と比較する予定」
どちらも空室という事実を伝えていますが、オーナー様が次の判断をしやすいのは報告Bでしょう。
また、修繕についても、
「給湯器修理：35,000円」
という報告だけでなく、
「101号室の給湯器から異音が発生し、業者が部品交換を実施。修理費35,000円。現在は正常に稼働」
という説明があれば、実施内容を把握しやすくなります。
ただし、報告の詳しさだけで管理会社の品質を判断することも適切ではありません。
重要なのは、報告した内容と実際の対応が一致していることです。
賃貸管理では、現状の報告だけでなく、問題がある場合に次の対応を共有できることが重要です。
■家賃送金明細と確定申告の収支は同じ？
ここも誤解しやすい部分です。
管理会社から受け取った送金額が、そのまま確定申告で申告する不動産所得になるわけではありません。
例えば、
家賃などの収入：255,000円
管理料や清掃・修繕費などの控除：43,200円
送金額：211,800円
という場合です。
送金額211,800円だけを見ても、実際の収入と費用の内訳は分かりません。
不動産所得については、収入として計上する金額と、必要経費となる金額を区別して計算する必要があります。
さらに、次のような項目も関係する場合があります。
固定資産税・都市計画税
火災保険料
借入金の利息
減価償却費
修繕費
管理委託料
その他の必要経費
ただし、すべての支出が、その年の必要経費として同じように扱われるわけではありません。
例えば、工事内容によっては修繕費ではなく資本的支出として扱われる場合があります。
また、敷金などの預り金も、返還義務の有無などによって取り扱いが異なります。
毎月の送金明細は賃貸経営の入出金を確認するために重要ですが、税務上の所得計算とは分けて考える必要があります。
確定申告について不明な点がある場合は、国税庁の案内や税理士などへ確認しましょう。
■管理会社の報告内容を比較するチェックリスト
現在の管理会社から受け取っている報告を、次の項目で確認してみましょう。
① 家賃の入金状況
各部屋の家賃が、契約条件どおりに入金されているか。
② 未収金
未入金の家賃と、過去の滞納額が分かるか。
③ 管理料
管理委託契約どおりに計算されているか。
④ 追加費用
清掃、修繕、契約更新などの費用が明確か。
⑤ 送金額
収入と控除の差額が一致しているか。
⑥ 空室状況
空室の部屋と募集開始時期が分かるか。
⑦ 募集活動
問い合わせ、内見、申込みなどの状況を確認できるか。
⑧ 修繕状況
実施した工事と未完了の案件が分かるか。
⑨ 入居者対応
重要な相談や苦情について、必要な報告を受けられるか。
⑩ 次回の対応
現在の問題について、次に何をするのかが明確か。
すべての管理会社に同じ報告書式があるわけではありません。
また、所有戸数や委託業務の範囲によって、必要な情報は異なります。
重要なのは、オーナー様が賃貸経営の判断に必要な情報を把握できることです。
■よくある質問
Q．賃貸管理会社の送金明細とは何ですか？
家賃などの入金額、管理料や修繕費などの控除額、オーナー様への送金額を確認する資料です。具体的な記載内容は管理会社によって異なります。
Q．家賃と振込金額が違うのはなぜですか？
管理料、清掃費、修繕費などが差し引かれている場合があります。また、空室や未入金、日割り家賃などが関係することもあります。
Q．管理会社には毎月の報告義務がありますか？
登録賃貸住宅管理業者には法律上の定期報告義務がありますが、すべての管理会社に毎月同じ形式の報告書を提出する義務があるわけではありません。管理委託契約の内容も確認しましょう。
Q．管理報告書に家賃滞納の状況は記載されますか？
家賃管理を委託している場合、未収金や滞納状況が報告されることがあります。具体的な報告内容は契約や管理会社の運用によって異なります。
Q．修繕費が送金額から引かれていたら確認できますか？
管理会社へ修繕内容、実施場所、費用の内訳、見積書や請求書などについて確認を求めることができます。資料の提供範囲は契約内容などによります。
Q．空室の問い合わせ件数も報告してもらえますか？
管理会社の募集業務や報告方法によります。募集状況を把握するために、問い合わせ・内見・申込みなどの件数について相談するとよいでしょう。
Q．送金明細があれば確定申告はできますか？
送金明細は重要な資料の一つですが、それだけで必要な税務情報がすべてそろうとは限りません。収入、必要経費、減価償却などを区別して確認しましょう。
Q．管理会社の報告が少ない場合、変更した方がいいですか？
すぐに変更を決める必要はありません。まず管理委託契約と報告内容を確認し、必要な改善を相談しましょう。改善が難しい場合は、管理体制の見直しを検討できます。
■賃貸経営では、毎月の送金額だけでなく管理状況を確認しよう
アパートやマンションの賃貸経営では、家賃が入金されていることはもちろん重要です。
しかし、家賃が振り込まれているだけでは、物件の状態を十分に把握できない場合があります。
例えば、
「空室は何日続いているのか」
「現在、どのくらい問い合わせがあるのか」
「修繕費は何に使われたのか」
「家賃の未払いは発生していないか」
「次に必要な対応は何か」
といった情報も、長期的な賃貸経営を考えるうえで重要です。
特に管理会社へ業務を委託している場合は、オーナー様自身が現地へ行く機会が少なくなることもあります。
そのため、管理報告書や送金明細を通じて、物件の状況を確認できることが大切です。
管理報告書は、単に家賃の振込金額を知らせるものではなく、オーナー様が賃貸経営の状況を理解し、次の判断を行うための資料でもあります。
毎月の報告内容を確認し、分からないことがあれば管理会社へ質問しましょう。
■東京・埼玉・千葉・神奈川・茨城・栃木・群馬の賃貸オーナー様へ
スマイファミリーでは、東京・埼玉・千葉・神奈川・茨城・栃木・群馬などの賃貸物件について、管理や入居者募集に関するご相談を承っています。
「管理会社から届く送金明細が分かりにくい」
「管理料や修繕費の内訳を確認したい」
「空室が長く続いている」
「管理会社から募集状況の報告が少ない」
「現在の賃貸管理を見直したい」
「賃貸物件の管理を新たに委託したい」
こうした場合も、現在の管理状況や物件の条件、募集状況などを整理しながらご相談いただけます。
管理会社を選ぶ際は、管理料の安さだけでなく、業務内容、入居者対応、修繕対応、報告方法などを総合的に判断することが大切です。
現在の管理体制に不安があるオーナー様は、スマイファミリーへお気軽にご相談ください。
