賃貸の入居申込後にキャンセルされる原因は？埼玉のオーナー向け対策
賃貸物件の入居申し込みが入ると、「これで空室が埋まる」と安心するオーナー様もいらっしゃるでしょう。
しかし、入居申込書が提出された後でも、審査中や契約手続きの途中でキャンセルになることがあります。
一度募集を止めていた場合は、再募集までの期間が空き、ほかの入居希望者を逃してしまう可能性もあります。
「審査には問題がなかったのになぜ断られた？」「申込者の都合だから仕方がない？」「管理会社の対応で防げるキャンセルはある？」と疑問を感じるオーナー様もいらっしゃると思います。
入居申し込み後のキャンセルを完全になくすことは難しいものの、原因を確認し、募集方法や手続きの流れを見直すことで減らせる可能性があります。
今回は、埼玉県で賃貸物件を所有しているオーナー様へ、入居申し込み後にキャンセルされる主な原因、審査中に確認したいこと、再募集の遅れを防ぐための対策について解説します。
■入居申し込みと契約は同じではない
入居申し込みは、申込者がその物件を借りたいという意思を示し、入居審査を受けるための手続きです。
申し込みが入っただけで、すべての契約手続きが完了したわけではありません。
一般的には、次のような流れで契約まで進みます。
1．物件を内見する
2．入居申込書を提出する
3．保証会社や管理会社の審査を受ける
4．貸主の承諾を受ける
5．契約条件や初期費用を確認する
6．重要事項説明を受ける
7．契約書類へ署名する
8．契約金を支払う
9．鍵を受け取る
実際の順番や契約成立の時期は、契約方法や手続きの内容によって異なります。
申し込みが入った段階で成約したと判断せず、契約が完了するまで進行状況を確認することが大切です。
■入居申込後にキャンセルされる主な原因
入居申し込み後のキャンセルには、申込者側の事情だけでなく、募集条件や手続きも影響します。
主な原因は次のとおりです。
・ほかに条件のよい物件が見つかった
・家族から反対された
・転勤や就職の予定が変わった
・初期費用が想定より高かった
・毎月の支払総額を確認していなかった
・入居可能日が希望と合わなかった
・審査や契約手続きに時間がかかった
・内見時と説明内容に違いがあった
・設備や室内状態に不安があった
・契約条件を後から知った
・管理会社との連絡が取りにくかった
・申込者本人と同居人の意見が合わなかった
理由を「申込者の気が変わった」で終わらせると、同じキャンセルが繰り返される可能性があります。
管理会社からキャンセルの連絡を受けたときは、可能な範囲で理由を確認しましょう。
■初期費用の認識違いによるキャンセル
申し込み後に初期費用の見積書を確認し、想定より高額だったことを理由にキャンセルされる場合があります。
賃貸契約時には、賃料以外にもさまざまな費用が発生します。
・敷金
・礼金
・前家賃
・日割り家賃
・保証会社の初回保証料
・火災保険料
・鍵交換費用
・仲介手数料
・クリーニング費用
・消毒や除菌に関する費用
・24時間サポート費用
・その他の契約費用
募集情報に掲載された敷金や礼金だけを見て申し込んだ方は、見積書を受け取ってから総額に驚くことがあります。
申し込み前または申し込み直後に、初期費用の概算を提示できる体制を確認しましょう。
■毎月の支払総額も伝える
申込者が賃料と共益費だけを毎月の負担と考えている場合があります。
実際には、物件によって次のような月額費用が加わります。
・月額保証料
・口座振替手数料
・24時間サポート費用
・町会費
・定額水道料
・インターネット利用料
・駐車場代
・駐輪場代
・その他の付帯サービス費用
申し込み後に毎月の支払総額を知ると、予算を超えているとしてキャンセルになる可能性があります。
募集図面や物件情報には、毎月必要な費用を分かりやすく記載することが重要です。
■契約条件の後出しを避ける
申込者が契約直前になって初めて重要な条件を知ると、不信感につながる可能性があります。
例えば、次のような内容です。
・短期解約違約金
・退去時のクリーニング費用
・更新料
・更新事務手数料
・保証会社の更新保証料
・解約予告期間
・ペット飼育時の追加条件
・喫煙に関する制限
・楽器や事務所利用の禁止
・駐車場や駐輪場の利用条件
・指定の火災保険や付帯サービス
契約書へ記載していればよいと考えるのではなく、申込者の判断に影響する条件は早めに説明することが大切です。
募集図面、初期費用見積書、契約書の内容に違いがないかも確認しましょう。
■審査に時間がかかると他物件へ流れる
賃貸物件を探している方は、一つの物件だけを見ているとは限りません。
審査結果の連絡が遅いと、不安になり、別の物件へ申し込む可能性があります。
審査が長引く主な原因は次のとおりです。
・申込書に未記入がある
・必要書類が不足している
・申込者本人と連絡が取れない
・緊急連絡先へ確認が取れない
・勤務先への在籍確認ができない
・保証会社から追加書類を求められた
・貸主の承諾に時間がかかっている
・条件変更の回答を保留している
オーナー様の判断が必要な内容については、管理会社から連絡を受けられる状態を整えておきましょう。
回答が難しい場合でも、いつまでに返答できるかを伝えることで手続きの停滞を防ぎやすくなります。
■オーナーの承諾が遅れる場合
保証会社の審査が完了していても、貸主の最終承諾を待っている間に申込者が離れることがあります。
特に、次のような申し込みでは個別の判断が必要になる場合があります。
・賃料や礼金の交渉がある
・入居日の相談がある
・ペット飼育を希望している
・事務所兼住居として使用したい
・外国籍の方から申し込みがあった
・生活保護を受給している
・保証会社から条件を提示された
・設備の追加や交換を希望している
申込者の属性だけで判断せず、家賃の支払い方法、保証会社の利用、希望条件などを確認して検討しましょう。
判断基準をあらかじめ管理会社と共有しておくと、申し込みが入った際の回答を早められます。
■入居可能日のずれによるキャンセル
申込者が希望する入居日と、オーナー様が希望する賃料発生日が合わないことがあります。
例えば、申込者は翌月からの入居を希望している一方、オーナー様は審査後すぐの契約開始を希望するケースです。
反対に、修繕や清掃が終わっておらず、申込者の希望日までに入居できない場合もあります。
募集前に確認したい日程は次のとおりです。
・退去予定日
・室内確認日
・原状回復工事の開始日
・清掃の完了予定日
・設備交換の予定日
・内見できる日
・契約を開始できる日
・鍵を引き渡せる日
入居可能日が確定していない場合は、募集情報へ確定した日付のように掲載しないことが大切です。
工事の進捗に変更があった場合は、申込者へ早めに伝えましょう。
■内見時の印象と契約条件の違い
内見した部屋の状態と、入居時の予定が申込者へ正しく伝わっていない場合があります。
例えば、内見時に設置されていた照明、家具、エアコンなどが、入居時には撤去されるケースです。
また、残置物を設備だと思っていたものの、故障時の修理対象外と後から知ることもあります。
内見前に整理したい内容は次のとおりです。
・設備として残すもの
・撤去するもの
・残置物として扱うもの
・入居前に修理する箇所
・交換予定の設備
・現状のまま引き渡す箇所
・工事完了後の状態
室内写真や募集図面だけでは分かりにくい条件は、管理会社と共有しておきましょう。
説明内容が担当者によって変わらないようにすることも重要です。
■設備不良を理由にキャンセルされる場合
申込者が気に入った物件でも、内見時に設備の不具合や管理状態への不安を感じると、申し込み後に考え直すことがあります。
確認したい箇所は次のとおりです。
・エアコン
・給湯器
・換気扇
・インターホン
・照明設備
・水栓や排水
・窓や網戸
・玄関や室内の建具
・共用灯
・集合ポスト
・ゴミ置き場
・共用廊下や階段
すべての設備を新しくする必要があるわけではありません。
しかし、使用できない設備や危険な箇所を放置したまま募集すると、物件への不信感につながります。
募集開始前や退去後の確認時に、設備の作動状況を点検しましょう。
■共用部分の印象もキャンセルに影響する
申込者は室内だけでなく、建物全体の管理状態も見ています。
室内を気に入って申し込んだ後、家族と再度建物を確認し、共用部分の状態を理由にキャンセルすることも考えられます。
主に確認される場所は次のとおりです。
・エントランス
・共用廊下
・階段
・集合ポスト
・掲示板
・駐輪場
・ゴミ置き場
・植栽
・建物周辺
・夜間の照明
郵便物があふれている、放置自転車が多い、ゴミ出しの状況が悪いなどの問題は、管理への不安につながります。
定期巡回や清掃を行い、異常があれば早めに対応しましょう。
■家族の反対でキャンセルされる場合
申込者本人が物件を気に入っていても、親や配偶者などから反対されることがあります。
特に、初めて一人暮らしをする方や、親族が契約費用を負担する場合は、家族の意見が契約判断へ影響します。
家族が気にする主な内容は次のとおりです。
・防犯面
・周辺環境
・駅から物件までの道
・初期費用
・毎月の家賃
・建物の管理状態
・保証会社や連帯保証人の条件
・契約期間や違約金
申込者が家族へ説明しやすいように、費用、設備、周辺環境などの情報を整理しておくことが大切です。
希望があれば、家族と一緒に再内見できるよう調整する方法もあります。
■同時に複数の物件へ申し込んでいる可能性
申込者が複数の物件を比較しながら、同時に申し込みを進めている場合があります。
その場合、審査が早く終わった物件や、条件のよい物件を選び、ほかをキャンセルする可能性があります。
申し込みを受けた時点で、次の内容を確認することが考えられます。
・入居意思が固まっているか
・ほかの物件も検討しているか
・希望入居日に問題がないか
・契約条件を理解しているか
・初期費用を確認しているか
・必要書類を提出できるか
申込者を急かすのではなく、判断に必要な情報を早めに提供することが重要です。
■申込者との連絡頻度を確認する
申し込み後に連絡が少ないと、申込者は審査が進んでいるのか分からず不安になります。
一方で、短時間に何度も電話すると負担に感じられることもあります。
管理会社では、次の内容を申込者へ伝えておくと手続きを進めやすくなります。
・審査開始の連絡
・不足書類
・本人確認の予定
・現在の審査状況
・結果連絡の目安
・契約予定日
・契約金の支払期限
・鍵の引渡し予定日
オーナー様は、管理会社がどのように申込者へ進捗を伝えているか確認しておくとよいでしょう。
■キャンセル理由を記録する
キャンセルが発生したら、物件ごとに理由を記録することが大切です。
一件だけでは申込者固有の事情に見えても、同じ理由が続いている場合は募集条件に問題がある可能性があります。
記録したい内容は次のとおりです。
・申込日
・キャンセル日
・審査の進行状況
・キャンセル理由
・申込者から指摘された内容
・初期費用の金額
・希望入居日
・交渉内容
・募集を止めていた期間
・再募集を開始した日
「初期費用が高い」「入居日が合わない」「契約条件が分かりにくい」など、同じ理由が重なる場合は改善を検討しましょう。
■キャンセル後はすぐに再募集する
申し込みがキャンセルになった後、物件情報の再公開が遅れると空室期間が長くなります。
キャンセルの連絡を受けたら、次の内容を確認しましょう。
・募集情報が再公開されているか
・不動産会社へ再募集が伝わっているか
・物件情報に変更がないか
・入居可能日が最新になっているか
・室内写真が現在の状態と合っているか
・初期費用や契約条件が正しいか
・鍵の所在を確認できているか
・内見予約を受けられる状態か
キャンセル理由に合わせて条件を見直す場合も、再募集を長期間止めたままにしないことが大切です。
■すぐに賃料を下げるべき？
入居申込後にキャンセルされたからといって、すぐに賃料を下げる必要があるとは限りません。
転勤の中止や家族の反対など、物件条件とは関係のない事情でキャンセルになることもあります。
賃料を見直す前に、次の点を確認しましょう。
・キャンセル理由
・問い合わせ件数
・内見件数
・申し込みまでの期間
・周辺の競合物件
・初期費用
・毎月の付帯費用
・入居可能日
・設備や室内の状態
・募集情報の正確性
問い合わせや内見がある場合は、賃料以外の理由で契約へ進まない可能性があります。
数字とキャンセル理由を確認したうえで、条件変更を検討しましょう。
■募集を止めるタイミングを確認する
申し込みが入った際に、物件情報をすぐ非公開にするか、二番手の申し込みを受け付けるかは、管理会社や募集方法によって異なります。
一番手の審査中に募集を完全に止めると、キャンセルになった場合に再募集までの空白が生じます。
一方、審査中であることを伝えずに新しい申し込みを受けると、トラブルにつながる可能性があります。
オーナー様は管理会社へ、次の内容を確認しましょう。
・申し込み後に掲載を止める時期
・二番手を受け付けるか
・内見予約を継続するか
・審査中の物件であることをどう説明するか
・キャンセル時に再掲載するまでの時間
・ほかの仲介会社への連絡方法
募集停止と再募集のルールを決めておくと、空室期間を抑えやすくなります。
■管理会社と共有したい確認項目
入居申し込み後のキャンセルを減らすためには、オーナー様と管理会社の情報共有が重要です。
事前に次の内容を整理しましょう。
・受け入れ可能な入居者の条件
・利用する保証会社
・審査後の承諾方法
・賃料や礼金の交渉範囲
・入居日の調整範囲
・ペットや外国籍などの相談条件
・設備修理や交換の判断基準
・初期費用の内訳
・月額費用
・短期解約違約金
・申し込み後の募集方法
・キャンセル時の再募集方法
オーナー様の確認が必要になるたびに手続きが止まると、契約までの時間が長くなります。
あらかじめ判断できる範囲を共有しておくことで、管理会社が迅速に対応しやすくなります。
■申し込み後のキャンセルを減らすチェック項目
入居申し込みが入ったら、次の内容を確認しましょう。
・申込書の未記入がないか
・必要書類が揃っているか
・初期費用を説明しているか
・毎月の総支払額を伝えているか
・入居可能日を確認しているか
・契約条件を事前に説明しているか
・設備と残置物を区別しているか
・申込者の希望条件と相違がないか
・審査状況を連絡しているか
・オーナーの承諾が遅れていないか
・契約日と支払期限を共有しているか
・キャンセル時の再募集方法を決めているか
申し込みから契約までの手続きを一つずつ確認することで、防げるキャンセルを減らせる可能性があります。
■埼玉県で賃貸管理にお悩みのオーナー様へ
スマイファミリー大宮店では、大宮を中心に埼玉県内の賃貸管理や入居者募集についてご相談を承っています。
「申し込みが入っても契約前にキャンセルされる」
「審査中の対応方法を見直したい」
「初期費用や募集条件を整理したい」
「管理会社からキャンセル理由の報告がない」
「キャンセル後の再募集に時間がかかっている」
「空室募集から契約までまとめて任せたい」
このような場合も、募集条件、初期費用、申込者への説明、審査期間、契約までの流れなどを確認しながら、改善策を整理します。
入居申し込み後のキャンセルには、申込者の事情によって防げないものもあります。
一方で、費用や契約条件の認識違い、回答の遅れ、情報共有の不足など、手続きを見直すことで減らせる可能性もあります。
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