埼玉の賃貸物件で設備が故障したら？修繕費の負担とオーナー様の対応を解説

埼玉県でアパートやマンション、戸建てなどを賃貸していると、給湯器、エアコン、トイレ、給排水設備などが故障することがあります。

設備の故障は突然発生することも多く、入居者から「お湯が出ない」「エアコンが動かない」「水が漏れている」と連絡を受けることもあります。

故障した設備によっては、入居者の生活へ大きな影響が出るため、早めに状況を確認して対応することが重要です。

一方で、「修理費用はオーナーと入居者のどちらが負担する？」「入居者が自分で修理業者を呼んだ場合はどうする？」と悩むオーナー様もいらっしゃると思います。

今回は、埼玉県で賃貸物件を所有しているオーナー様へ、設備が故障した場合の修繕費負担、入居者から連絡を受けたときの対応、設備トラブルを防ぐポイントを解説します。

■賃貸物件の修繕は誰が行う？

賃貸物件では、入居者が通常どおり生活できる状態を保つために、必要な修繕を行わなければならない場合があります。

建物や設備の経年劣化、通常の使用による故障など、入居者の責任ではない原因で修繕が必要になった場合は、一般的にオーナー様側で対応します。

ただし、すべての修繕費用を必ずオーナー様が負担するわけではありません。

入居者の故意・過失、誤った使用方法、注意不足などによって設備が故障した場合は、入居者へ修繕費用を請求できる可能性があります。

実際の負担区分は、故障の原因、設備の状態、使用年数、賃貸借契約の内容などを確認して判断します。

■オーナー様負担となる可能性がある故障

オーナー様が設置した設備について、経年劣化や通常の使用によって故障した場合は、オーナー様側で修理や交換を行うことが一般的です。

例として、次のようなものがあります。

・経年劣化による給湯器の故障
・通常の使用による備え付けエアコンの故障
・トイレの部品や給排水設備の劣化
・水栓や配管からの水漏れ
・換気扇やインターホンの故障
・備え付けコンロの故障
・建物の劣化による雨漏り
・共用部分の照明や設備の故障
・通常の使用によるドアや建具の不具合

設備が古く、修理しても再び故障する可能性が高い場合は、部品交換だけでなく設備本体の交換を検討することもあります。

修理と交換のどちらが適しているか、設備の使用年数、部品の供給状況、修理費用などを確認しましょう。

■入居者負担となる可能性がある故障

入居者の故意・過失や、通常とは異なる使い方によって設備が故障した場合は、入居者負担となる可能性があります。

例として、次のようなものがあります。

・物をぶつけて設備を破損した
・禁止されている方法で設備を使用した
・異物を流してトイレや排水管を詰まらせた
・清掃や手入れを怠り、故障や損傷を拡大させた
・設備の異常を知りながら使用を続けた
・入居者が無断で設備を分解または改造した
・鍵を紛失または破損した
・入居者が設置した設備によって建物を損傷した

ただし、設備が古い場合や、故障の原因を明確に判断できない場合もあります。

入居者の責任であると決めつけず、修理業者による点検結果や設備の使用状況を確認することが大切です。

■残置物と設備の違いを確認する

賃貸物件に設置されているエアコン、照明、コンロなどが、すべて契約上の設備とは限りません。

前の入居者が残していったものを、残置物として次の入居者が使用している場合があります。

残置物は、オーナー様が設備として貸し出しているものとは取り扱いが異なることがあります。

契約前には、室内にあるものが設備なのか残置物なのかを明確にし、賃貸借契約書や設備表へ記載しましょう。

設備として記載されている場合は、故障時にオーナー様側の修繕が必要になる可能性があります。

一方、残置物として取り扱う場合でも、故障時の修理、交換、撤去について、契約書で取り決めておくことが大切です。

■入居者から連絡を受けたら確認すること

入居者から設備故障の連絡を受けた場合は、まず現在の状況を確認します。

主な確認項目は、次のとおりです。

・故障している設備
・いつから不具合が発生したか
・具体的にどのような症状があるか
・異音、異臭、発煙などがないか
・水漏れや漏電の可能性がないか
・設備の電源やブレーカーの状態
・エラーコードが表示されているか
・入居者が行った操作
・室内や他の部屋への被害がないか
・写真や動画を送ってもらえるか

給湯器やエアコンは、リモコンに表示されるエラーコードから故障内容を確認できる場合があります。

状況が分からないまま修理業者を手配すると、必要な部品や作業内容を判断できず、再訪問が必要になる可能性があります。

入居者へ無理な操作を求めず、安全に確認できる範囲で情報を集めましょう。

■緊急性の高い故障を優先する

設備故障のなかには、早急な対応が必要なものがあります。

特に、次のような連絡を受けた場合は、被害の拡大や事故を防ぐために優先して対応しましょう。

・大量の水漏れ
・ガスのにおいがする
・設備から煙や焦げたにおいがする
・漏電の可能性がある
・玄関の鍵が開閉できない
・トイレが使用できない
・冬季に給湯器が使用できない
・雨漏りによって室内が濡れている
・共用部分の設備故障で安全に問題がある

水漏れが発生している場合は、元栓を閉めるなど、入居者が安全に行える応急対応を案内することがあります。

火災、ガス漏れ、人命に関わる危険がある場合は、消防、警察、ガス会社などへの連絡が必要になることもあります。

緊急時の連絡先や対応手順を事前に整理しておきましょう。

■修理業者を手配する

状況を確認したら、設備の種類や故障内容に応じて修理業者を手配します。

手配時には、次の内容を伝えましょう。

・物件名と部屋番号
・設備の種類
・メーカーと型番
・設置時期や製造年
・具体的な故障内容
・表示されているエラーコード
・水漏れなどの緊急性
・入居者の在宅可能日時
・現地で連絡を受ける人
・修理費用の承認方法

設備のメーカー名や型番は、修理業者が部品を準備する際に必要になる場合があります。

管理会社やオーナー様が設備情報を記録しておくと、故障時の手配をスムーズに進められます。

■修理前に費用と承認方法を確認する

修理業者を手配する際は、どの範囲まで現場の判断で修理を進めてもらうか確認しましょう。

点検費用だけで済む場合もあれば、高額な部品交換や設備本体の交換が必要になる場合もあります。

例えば、次のような方法をあらかじめ決めておくと安心です。

・点検費用までは事前承認なしで手配する
・一定金額以下の修理は管理会社の判断で進める
・一定金額を超える場合はオーナー様へ見積もりを提出する
・設備交換は必ずオーナー様の承認を受ける
・緊急時は応急処置を優先し、後から報告する

すべての修理にオーナー様の承認が必要な管理体制では、連絡が取れないと対応が遅れる可能性があります。

一方で、管理会社や修理業者へ判断を任せる範囲が広すぎると、想定以上の費用が発生する可能性があります。

管理委託契約を結ぶ際は、修繕費用の承認基準も確認しましょう。

■修理と交換はどちらがよい？

設備が故障した場合は、修理するか、新しい設備へ交換するかを判断します。

判断するときは、次の内容を確認しましょう。

・設備の使用年数
・メーカーの部品供給状況
・故障した部品
・修理費用
・交換費用
・過去の修理回数
・再故障の可能性
・新しい設備の省エネ性能
・入居者への影響
・今後の入居者募集への効果

古い給湯器やエアコンなどは、修理しても別の部品が故障する可能性があります。

部品がすでに製造されていない場合は、設備本体の交換が必要です。

修理費用と交換費用だけでなく、今後の維持管理や入居者募集への影響も含めて判断しましょう。

■入居者が自分で修理業者を呼んだ場合

入居者がオーナー様や管理会社へ連絡せず、自分で修理業者を手配することがあります。

緊急性が高く、オーナー様や管理会社へ連絡できなかったなど、事情によっては費用負担について確認が必要になる場合があります。

一方で、緊急性がないにもかかわらず、入居者が無断で高額な修理や設備交換を行った場合は、その費用をそのままオーナー様が負担するとは限りません。

トラブルを防ぐため、契約時や入居時に次の内容を案内しましょう。

・設備故障時の連絡先
・夜間や休日の緊急連絡先
・無断で修理や交換を行わないこと
・緊急時に行う応急対応
・入居者が修理業者を呼ぶ場合の手順
・費用負担の確認方法

連絡窓口を分かりやすくしておくことで、入居者が自己判断で修理を進める可能性を減らせます。

■設備故障で家賃が減額されることはある？

設備の故障によって賃貸物件の一部が使用できなくなり、その原因が入居者の責任ではない場合は、使用できない程度や期間などに応じて賃料の減額が問題になることがあります。

ただし、設備が故障しただけで、必ず同じ割合や金額の家賃を減額するわけではありません。

次の内容を確認しながら対応を検討します。

・使用できない設備
・生活への影響
・使用できなかった期間
・故障の原因
・修理手配までの対応状況
・代替手段を用意できたか
・賃貸借契約の内容
・入居者との話し合い

入居者から家賃減額について申し出があった場合は、自己判断で拒否したり、金額を決定したりせず、契約内容や故障状況を整理しましょう。

判断が難しい場合は、管理会社や弁護士などへ確認することが大切です。

■入居者との連絡記録を残す

設備故障が発生した場合は、入居者との連絡内容や対応状況を記録しましょう。

主に次の内容を残します。

・入居者から連絡を受けた日時
・故障の内容
・写真や動画
・オーナー様や管理会社から案内した内容
・修理業者を手配した日時
・訪問予定日
・点検結果
・故障の原因
・修理や交換の内容
・修繕費用
・費用の負担者
・修理が完了した日時

電話だけで対応した場合も、通話後に対応内容をメールなどで共有すると記録を残しやすくなります。

修理が完了するまで時間がかかる場合は、進捗状況を入居者へ定期的に連絡しましょう。

連絡がない状態が続くと、入居者が「対応してもらえていない」と感じる可能性があります。

■設備トラブルを防ぐための対策

すべての設備故障を防ぐことはできませんが、日頃から設備情報を管理することで、故障時に対応しやすくなります。

主な対策は次のとおりです。

・設備のメーカー、型番、製造年を記録する
・設置日や交換日を記録する
・修理や点検の履歴を残す
・耐用年数が近い設備を確認する
・空室時に設備の動作確認を行う
・長期間使用している設備の交換を検討する
・入居者へ使用方法や清掃方法を案内する
・故障時の連絡先を入居者へ伝える
・緊急時に対応できる修理業者を確保する
・修繕費用に備えて資金を準備する

設備が故障してから業者を探すと、繁忙期や休日にはすぐに対応してもらえない可能性があります。

給湯器やエアコンなど、生活への影響が大きい設備については、相談できる業者を事前に確認しておきましょう。

■設備交換を空室対策へつなげる

古い設備を交換する場合は、単に同等品へ取り替えるだけでなく、次の入居者募集への効果も考えることができます。

例えば、次のような設備は、物件の条件や入居者層によっては募集時の魅力になる可能性があります。

・省エネ性能の高いエアコン
・追い焚き機能付き給湯器
・温水洗浄便座
・テレビモニター付きインターホン
・室内物干し
・宅配ボックス
・無料インターネット設備

ただし、設備を追加すれば必ず家賃や入居率が上がるわけではありません。

物件の立地、間取り、築年数、周辺の競合物件、想定する入居者などを確認し、費用対効果を考えましょう。

■埼玉県で設備故障や修繕対応にお悩みのオーナー様へ

スマイファミリー大宮店では、大宮を中心に埼玉県内の賃貸管理についてご相談を承っています。

「入居者から設備故障の連絡が入った」
「修繕費用の負担区分が分からない」
「給湯器やエアコンを修理するか交換するか迷っている」
「修理業者の手配を任せたい」
「夜間や休日の入居者対応の負担を減らしたい」
「設備情報や修繕履歴をまとめて管理したい」

このような場合も、設備の状態、故障の原因、契約内容、入居者への影響などを確認しながら、必要な対応を整理していきます。

設備故障への対応が遅れると、入居者の生活へ影響するだけでなく、被害の拡大や退去につながる可能性があります。

故障内容を早めに確認し、入居者へ進捗を伝えながら、適切に修理や交換を進めることが大切です。

埼玉県でアパート・マンション・戸建てなどの設備故障、修繕手配、賃貸管理についてお悩みのオーナー様は、スマイファミリー大宮店へお気軽にご相談ください。