賃貸管理会社の月次報告書はどこを見る？家賃送金・滞納・修繕費・空室状況の確認方法

「管理会社から毎月送金されているけれど、内訳を確認していない」

「家賃収入から何が差し引かれているのか分からない」

「退去した部屋の募集状況が報告されない」

「修繕費が毎月発生しているけれど、工事内容が分からない」

「管理会社はどこまで報告する義務がある？」

アパートやマンションを所有し、賃貸管理会社へ業務を委託しているオーナー様の中には、毎月の家賃送金額を確認するだけになっている方もいるかもしれません。

しかし、賃貸経営の状況を把握するためには、送金された金額だけでなく、その内訳や入居状況を確認することが大切です。

結論からいうと、賃貸管理会社からの報告では、家賃収入・未収金・管理手数料・修繕費・空室状況を分けて確認することが重要です。

また、賃貸住宅管理業法では、対象となる管理受託契約について、管理業者がオーナーへ管理業務の実施状況などを定期的に報告する義務を定めています。

ただし、法律上の定期報告義務と、毎月の送金明細を提出する契約上の取り決めは、必ずしも同じものではありません。

今回は、埼玉・東京・千葉・神奈川・茨城・栃木・群馬など関東で賃貸経営を行うオーナー様へ、月次報告書の見方、家賃送金の計算方法、滞納・修繕・空室の確認点、管理会社を見直すときの判断材料を詳しく解説します。

■賃貸管理会社の月次報告書とは？

月次報告書とは、一般的に管理会社が毎月の家賃収入や管理業務の状況をオーナーへ報告するための資料です。

会社によっては、家賃送金明細書、収支報告書、管理報告書などの名称が使われます。

報告書の形式や項目は管理会社によって異なり、すべての会社で同じ書式が使われているわけではありません。

主な記載項目

例えば、家賃が毎月100万円発生する物件でも、空室や滞納、管理費用などによって、実際に入金される金額は変わります。

月次報告書では、予定していた家賃と実際の入金額に差がないか確認することが重要です。

■家賃送金明細はどこを見る？

まず確認したいのは、家賃収入からどの費用が差し引かれ、いくらオーナーへ送金されているかです。

例えば、次のような8戸アパートを想定します。

月次送金明細の例

※説明用の仮定です。管理手数料は家賃等入金額の5％とし、税額等の詳細な取り扱いは省略しています。

この例では、64万円の入金に対して、実際の送金額は57万円です。

差額7万円について、それぞれ何の費用なのか確認します。

送金額が少ないときの確認手順

①家賃は予定どおり入金されているか

全戸の家賃が入金されたのか、未収金があるのか確認します。

②管理手数料は契約どおりか

管理受託契約で定められた計算方法と一致しているか確認しましょう。

③修繕費が含まれていないか

修繕を実施した場合、内容と金額を確認します。

④一時的な費用が発生していないか

新規募集、更新、退去などに伴う費用が含まれている場合があります。

⑤前月以前の精算が含まれていないか

家賃の過不足や返金、立替金の精算が行われている場合も考えられます。

重要なのは、送金額が減った理由を明細で確認できることです。

■家賃の「発生額」「入金額」「送金額」は違う

賃貸経営で混同しやすいのが、次の3つです。

例えば、10戸のうち8戸が入居しており、1戸で家賃滞納が発生した場合です。

1戸の家賃を80,000円とすると、

• 満室時の月額家賃：800,000円

• 入居中8戸の家賃発生額：640,000円

• うち1戸が未入金の場合：実際の入金額560,000円

となります。

つまり、満室想定の80万円と、実際の入金56万円には24万円の差があります。

この差額は、

空室による家賃未発生：160,000円

滞納による未入金：80,000円

に分かれます。

空室と滞納は、同じ「入金がない状態」でも対応方法が異なります。

この違いを報告書で分けて把握できることが重要です。

■家賃滞納がある場合は何を確認する？

管理会社から滞納の報告を受けた場合、単に「未入金」と書かれているだけでは、現在の状況が分からないことがあります。

例えば、次のような情報を確認します。

保証会社があるから滞納は心配ない？

必ずしもそうではありません。

家賃保証会社を利用していても、保証範囲や請求方法、期限などは保証契約によって異なります。

例えば、滞納が発生した際に保証会社へ所定の請求手続きが必要となる契約もあります。

その場合、請求手続きを誰が行うのか、期限はいつか確認することが重要です。

また、保証会社が支払った金額を、入居者が直接支払った家賃と区別して管理する必要がある場合もあります。

オーナーが確認すべきこと

大切なのは、管理会社へ「滞納はどうなっていますか」と漠然と尋ねるだけでなく、具体的な対応状況を確認することです。

例えば、

「101号室の9月分家賃について、保証会社への請求状況と、現在の未収残高を教えてください」

というように確認すると、必要な情報が明確になります。

■修繕費が差し引かれている場合、どこまで確認する？

賃貸管理では、設備故障や建物の不具合によって修繕費が発生することがあります。

例えば、次のような工事です。

• エアコンの修理・交換

• 給湯器の交換

• 水漏れ修理

• トイレの修理

• 共用灯の交換

• 排水設備の修理

• 退去後の原状回復工事

ただし、設備が故障したからといって、すべての費用を自動的にオーナーが負担するわけではありません。

原因や賃貸借契約上の負担区分を確認する必要があります。

修繕費の報告で確認すること

修繕費に納得できない場合は？

まず、管理会社へ工事内容と請求明細を確認しましょう。

例えば、エアコン交換費用として120,000円が控除されていた場合です。

交換が必要になった理由、機器の仕様、工事費の内訳を確認します。

また、管理受託契約で「一定金額以上の工事はオーナー承認が必要」と定められている場合、その手続きが行われているかも重要です。

ただし、緊急の水漏れなどでは、被害拡大を防ぐために迅速な対応が必要になることもあります。

そのため、管理会社が事前承認なしで対応できる範囲を、あらかじめ決めておくとよいでしょう。

設備故障や修繕費用の考え方については、既存の記事でも解説しています。

賃貸設備の故障・修繕費負担について詳しく見る →

■空室状況の報告では「何戸空いているか」だけで十分？

空室が何戸あるかは重要ですが、それだけでは募集活動が適切に進んでいるか判断できません。

例えば、10戸中2戸が空室という報告を受けた場合です。

空室が発生したばかりなのか、半年以上募集しているのかによって、状況は大きく異なります。

空室報告で確認したい項目

問い合わせ数や内見数などは、管理会社が集計・把握できる範囲での報告になります。すべての管理契約で必ず提供される情報ではありません。

問い合わせがない場合

募集賃料、写真、設備、掲載状況、周辺の競合物件などを確認します。

問い合わせはあるのに内見がない場合

写真・間取り・初期費用・内見可能日などに、検討を妨げる要素がないか確認します。

内見はあるのに申込みがない場合

室内の状態、設備、建物の共用部分、募集条件などについて、内見時の反応を確認できると改善につながります。

ただし、特定の要素が原因と断定するには情報が必要です。

空室対策では、単に空室戸数を見るのではなく、募集開始から申込みまでのどこに課題があるのかを確認することが重要です。

■空室が長引くと家賃収入はどれくらい減る？

月額家賃80,000円の部屋を想定します。

空室期間による家賃収入の減少額は、単純計算では次のとおりです。

※共益費、賃料発生日、日割り計算、募集費用などを含まない単純な試算です。

例えば、空室期間が3か月から1か月へ短縮できた場合、家賃収入の差は160,000円です。

ただし、空室期間を短縮できることを保証するものではありません。

また、家賃を大幅に下げれば必ず収益が改善するというわけでもありません。

家賃を下げる場合も年間収益で比較する

例えば、家賃80,000円から75,000円へ値下げした場合、毎月の家賃差は5,000円です。

12か月では60,000円になります。

一方、値下げによって空室期間を短縮できるかどうかは、競合条件や物件の状態によって異なります。

値下げ前に、広告写真、設備、初期費用、募集条件などを確認し、費用対効果を検討することが重要です。

■退去予定の報告はいつ受けるべき？

退去予定の情報は、次の入居者募集を準備するうえで重要です。

例えば、11月末に入居者が退去する予定の場合です。

退去後に初めて募集条件や工事内容を検討するより、事前に準備できることがあります。

退去予定が分かったら確認すること

1. 解約予告を受けた日

2. 契約上の解約日

3. 実際の退去予定日

4. 退去立会いの予定

5. 原状回復工事の必要性

6. 工事見積りと施工予定日

7. 次の募集賃料

8. 募集開始予定日

9. 内見可能になる時期

10. 次の入居開始見込み

ただし、入居者がまだ居住している場合、室内写真の撮影や内見には制約があります。

また、退去前の段階では修繕範囲が確定しないこともあります。

募集を早める場合でも、実際の引渡し可能時期や室内状況について正確に案内することが大切です。

■管理会社からの報告が少ない場合は問題？

管理会社から十分な情報が届かない場合、まず管理受託契約で報告内容と頻度がどのように定められているか確認しましょう。

重要なのは、法律上の義務と、個別契約で約束している業務を区別することです。

賃貸住宅管理業法では定期報告が必要

国土交通省によると、賃貸住宅管理業法の対象となる管理受託契約では、管理業者はオーナーに対し、少なくとも年1回以上、管理業務の実施状況などを報告することが求められます。

主な報告内容には、家賃等の金銭収受状況、建物・設備の維持保全状況、入居者からの苦情や対応状況などが含まれます。

一方、法令上、すべての管理会社に毎月同じ形式の報告書を提出することが義務付けられているわけではありません。

また、法施行前に締結された管理受託契約など、経過措置によって取り扱いが異なる場合があります。

賃貸住宅管理業法ポータルサイト - 国土交通省

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参考：

国土交通省｜賃貸住宅管理業者の業務

登録業者であれば安心？

賃貸住宅管理業法では、管理戸数200戸以上の賃貸住宅管理業者に国土交通大臣への登録が義務付けられています。

ただし、登録の有無だけで管理品質のすべてを判断できるわけではありません。

実際の管理委託契約、報告体制、修繕対応、入居者募集の状況なども確認することが重要です。

また、管理戸数200戸未満の事業者については任意登録となる場合があり、未登録であることだけを理由に直ちに違法と判断できるわけではありません。

■管理会社の月次報告を改善するには？

報告内容が分かりにくい場合、まずは管理会社へ必要な情報を具体的に伝えましょう。

例えば、次のような項目です。

• 部屋別の家賃入金状況

• 未収金と保証会社への請求状況

• 修繕費の内訳

• 修繕工事の完了報告

• 退去予定と募集状況

• 空室の問い合わせ・内見状況

• オーナーへの送金額の計算

管理会社への確認例

「毎月の家賃送金明細について、部屋別の入金状況と未収金が分かる形で確認したいと考えています。

また、修繕費が発生した場合は、工事内容と請求金額、空室がある場合は募集状況についても報告いただけるか、ご相談できますでしょうか。」

具体的に依頼することで、必要な情報を整理しやすくなります。

ただし、報告方法の追加や頻度の変更には、管理受託契約の変更や別途費用が必要になる場合もあります。

■管理会社を見直した方がよいケースとは？

報告書の内容だけで、管理会社を変更すべきかどうかを決める必要はありません。

ただし、次のような状況が継続している場合は、現在の管理体制を確認することが考えられます。

例えば、管理手数料が安くても、空室への対応が遅れたり、必要な修繕が長期間放置されたりすれば、賃貸経営全体に影響する可能性があります。

反対に、管理手数料が高いからといって、必ず管理品質が高いわけでもありません。

管理会社を比較する際は、費用と業務内容をセットで確認しましょう。

管理会社の業務や変更時の確認事項については、既存記事でも解説しています。

賃貸管理会社の選び方・管理業務について詳しく見る →

■賃貸オーナーが毎月確認したい12項目

すべての項目が毎月必ず発生するわけではありません。

また、管理会社の業務範囲によって、報告できる情報は異なります。

重要なのは、家賃の送金だけでなく、物件の現在の状況を確認できる仕組みを整えることです。

■よくある質問（FAQ）

Q1．賃貸管理会社は毎月報告書を出す義務がありますか？

法律上、すべての管理会社が毎月同じ形式の報告書を提出する義務があるわけではありません。

賃貸住宅管理業法の対象となる管理受託契約では、原則として少なくとも年1回以上の定期報告が必要です。毎月の報告内容や方法は、個別の管理受託契約も確認しましょう。

Q2．家賃の入金額とオーナーへの送金額が違うのはなぜですか？

管理手数料、清掃費、修繕費、その他の契約上の費用などが差し引かれている可能性があります。

送金明細で内訳を確認しましょう。

Q3．保証会社に加入していても滞納状況を確認する必要がありますか？

はい。

保証契約には保証範囲や請求手続きなどの条件があります。保証会社への請求状況や未収金の扱いを確認することが重要です。

Q4．管理会社は空室の問い合わせ数まで報告してくれますか？

管理会社の業務内容や情報の把握状況によって異なります。

必要な場合は、問い合わせ・内見・申込みなどの状況について、報告方法を相談しましょう。

Q5．報告内容が不十分なら管理会社を変更できますか？

管理会社の変更を検討することはできます。

ただし、管理受託契約の期間や解約条件、必要な引継ぎなどを確認する必要があります。報告内容が少ないという理由だけで、必ず無条件で契約解除できるわけではありません。

■まとめ｜賃貸管理は送金額だけでなく、数字の内訳と管理状況を見る

賃貸管理会社へ業務を委託している場合、毎月の家賃送金は重要な確認事項です。

しかし、賃貸経営の状況を把握するためには、送金額だけでは十分とは限りません。

今回の重要なポイントは次の5つです。

1. 家賃発生額・入金額・送金額を区別する

2. 未収金や保証会社への対応状況を確認する

3. 修繕費は金額だけでなく工事内容も確認する

4. 空室は戸数だけでなく募集状況まで確認する

5. 管理会社の報告義務と契約上の報告内容を区別する

例えば、毎月の送金額が安定していても、修繕費が増加していたり、退去予定の部屋で次の募集準備が遅れていたりする場合があります。

賃貸管理で大切なのは、過去の収支を確認するだけでなく、今後の収益に影響する情報を早めに把握することです。

また、報告内容が分かりにくい場合は、管理会社へ具体的な情報提供を相談することも重要です。

賃貸管理会社の選び方、空室対策、入居者対応、修繕、管理変更などについては、スマイファミリーの総合ガイドでも解説しています。

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「管理会社から毎月の報告が少ない」

「家賃送金の内訳が分かりにくい」

「修繕費が適切なのか確認したい」

「空室が長期間続いている」

「管理会社を変更するべきか迷っている」

「所有物件の収支を整理したい」

このような場合は、現在の管理受託契約と、毎月の送金明細、物件の入居状況を整理することが重要です。

スマイファミリーでは、埼玉・東京・千葉・神奈川・茨城・栃木・群馬など、関東の賃貸物件について、入居者募集・空室対策・管理会社の見直しに関するご相談を承っています。

管理委託を検討しているオーナー様についても、物件の規模、現在の入居状況、管理業務の範囲、必要な報告内容などを整理しながらご相談を承ります。

管理会社の変更を検討する場合には、現在の契約内容や引継ぎの条件を確認する必要があります。

賃貸管理の状況を見直したいオーナー様は、スマイファミリーへご相談ください。

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