埼玉の賃貸物件で原状回復トラブルを防ぐには？退去時の費用負担と注意点
埼玉県でアパートやマンション、戸建てなどを賃貸しているオーナー様のなかには、「退去後の修繕費用はどこまで入居者へ請求できる？」「敷金精算でトラブルにならないか不安」と感じている方もいらっしゃると思います。
入居者が退去する際は、室内の状態を確認し、必要に応じて清掃や修繕を行います。
ただし、退去後に必要となる費用のすべてを、入居者へ請求できるわけではありません。
通常の生活によって生じた損耗や建物の経年変化と、入居者の故意・過失などによって生じた損傷を区別する必要があります。
今回は、埼玉県で賃貸物件を所有しているオーナー様へ、原状回復の基本的な考え方、退去時に確認したいこと、敷金精算やトラブルを防ぐポイントを解説します。
■原状回復とは？
原状回復とは、入居者が借りた当時の新品の状態へ、室内を完全に戻すことではありません。
一般的には、入居者の故意・過失、通常の使用方法を超える使い方などによって生じた損傷を修繕することを指します。
一方、通常の生活によって生じた損耗や、時間の経過による設備・内装の劣化については、入居者が原状回復義務を負わないことが原則です。
2020年4月1日に施行された改正民法では、通常損耗や経年変化について、原則として賃借人が原状回復義務を負わないというルールが明文化されています。
国土交通省も、退去時の費用負担について「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」で一般的な考え方を示しています。
ただし、実際の費用負担は、損傷の原因、契約内容、特約、入居期間、室内の状態などによって異なります。
■オーナー様負担となる可能性があるもの
通常の使用による損耗や経年変化については、オーナー様側の負担となることが一般的です。
例として、次のようなものがあります。
・家具を置いたことによる床やカーペットのへこみ
・日照による壁紙や床の変色
・テレビや冷蔵庫の後ろに生じた電気焼け
・画びょうによる小さな穴
・通常の使用による設備の劣化
・建物の構造上発生した畳や床の変色
・耐用年数の経過による設備の故障
・次の入居者を迎えるために行う一般的な清掃や設備交換
賃貸経営では、通常の使用によって建物や設備が少しずつ劣化していくことを想定し、家賃に修繕費用などを含めて考えることが一般的です。
退去時に交換が必要になったという理由だけで、費用の全額を入居者へ請求できるとは限りません。
■入居者負担となる可能性があるもの
入居者の故意・過失、注意不足、通常の使用方法を超える使い方などによって生じた損傷は、入居者負担となる可能性があります。
例として、次のようなものがあります。
・飲み物をこぼした後に放置して生じた床のシミ
・不注意によって付けた壁や建具の傷
・結露を放置したことによるカビや腐食
・清掃を怠ったことによる著しい油汚れや水あか
・喫煙による壁紙の変色やにおい
・ペットによる柱、壁、床などの傷やにおい
・無断で設置した設備や造作による損傷
・鍵を紛失または破損した場合の交換費用
・引っ越し作業中に生じた室内や共用部分の傷
ただし、同じように見える損傷でも、発生した原因や程度によって判断が変わる場合があります。
損傷を確認しただけで入居者負担と決めるのではなく、入居前の状態、入居期間、使用状況、契約内容などを確認しましょう。
■経過年数も考慮する
入居者の不注意などによって壁紙や設備が損傷した場合でも、新品への交換費用をそのまま全額請求できるとは限りません。
壁紙や設備には、時間の経過による価値の減少があります。
例えば、長期間使用されている壁紙を張り替える場合は、入居者の故意・過失による損傷があったとしても、経過年数を考慮して負担額を整理することがあります。
また、損傷した部分が一部である場合は、必要となる補修範囲も確認する必要があります。
部屋全体をきれいにするために全面的な張り替えを行ったとしても、その費用のすべてが入居者負担になるとは限りません。
使用年数、設備の耐用年数、損傷した範囲、施工方法などを確認し、合理的な負担額を算定することが大切です。
■賃貸借契約書と特約を確認する
退去連絡を受けたら、まず賃貸借契約書や重要事項説明書などを確認しましょう。
特に確認したい内容は、次のとおりです。
・原状回復に関する取り決め
・退去時の清掃費用
・エアコンクリーニング費用
・喫煙やペット飼育に関する条件
・鍵交換や鍵の紛失に関する取り決め
・敷金の精算方法
・退去予告の期間
・短期解約違約金
・残置物の取り扱い
・入居時に作成した室内確認書
契約書に費用負担に関する特約が記載されている場合でも、その特約が常に有効になるとは限りません。
特約の内容が明確に記載され、入居者が内容を理解して合意しているか、負担する金額や範囲が合理的かなどを確認する必要があります。
判断が難しい場合は、管理会社や弁護士などの専門家へ相談しましょう。
■退去立会いで確認すること
退去立会いでは、オーナー様や管理会社と入居者が室内の状態を確認します。
主な確認項目は、次のとおりです。
・壁紙や床の傷、汚れ
・建具や扉の破損
・キッチンや浴室などの水回り
・エアコンや給湯器などの設備
・喫煙やペットによるにおい
・無断で設置された設備や造作
・鍵の返却本数
・室内や収納に残置物がないか
・ベランダや専用庭の状態
・入居中に発生した設備故障の状況
損傷が見つかった場合は、場所、範囲、原因などを確認し、写真を撮影して記録を残しましょう。
入居者が立会いできない場合も、室内の状態を写真や動画で記録しておくことが大切です。
退去立会いの場で費用を即決できない場合は、無理に金額を確定せず、見積もりを取得してから精算内容を案内しましょう。
■入居時の室内記録が重要
原状回復費用を整理する際は、損傷が入居前からあったものか、入居中に生じたものかを確認する必要があります。
しかし、入居時の室内状態を記録していない場合は、損傷が発生した時期について双方の認識が異なる可能性があります。
入居前には、次のような方法で記録を残しましょう。
・室内全体を写真や動画で撮影する
・傷や汚れを拡大して撮影する
・撮影日を確認できる状態で保存する
・設備の動作状況を確認する
・入居時の室内確認書を作成する
・入居者にも傷や汚れを確認してもらう
・双方が確認した書類を保管する
原状回復の問題は、退去時だけの対応ではありません。
入居前の状態確認や、契約時の説明から準備を始めることが、トラブル防止につながります。
■修繕費用の見積もりを確認する
退去後は、清掃会社や修繕業者などへ見積もりを依頼します。
見積書を確認するときは、工事項目がまとめて記載されているだけでなく、施工箇所、数量、単価などが分かる内容になっているか確認しましょう。
主な確認項目は、次のとおりです。
・施工する場所
・損傷の内容
・修繕や交換が必要な理由
・施工範囲や数量
・材料費
・作業費
・処分費
・経過年数の考慮
・オーナー様と入居者の負担区分
入居者へ費用を請求する場合は、請求項目と金額の根拠を説明できるようにしておくことが大切です。
「一式」とだけ記載された見積もりでは、入居者が費用の内容を理解できず、トラブルにつながる可能性があります。
■敷金精算の方法
敷金を預かっている場合は、未払い家賃や入居者が負担する原状回復費用などを差し引き、残額を返還します。
敷金の金額より入居者の負担額が少ない場合は、差額を返還します。
反対に、未払い家賃や原状回復費用などが敷金を上回る場合は、不足分について入居者へ請求することがあります。
精算時には、次の内容を記載した明細を作成しましょう。
・預かっている敷金の金額
・未払い家賃などの金額
・原状回復費用の項目
・各項目の負担額
・差し引く金額の合計
・返還額または追加請求額
・支払いや返還の期限
・振込先や支払方法
精算内容を口頭だけで伝えるのではなく、書面やメールなどで記録を残すことが大切です。
■入居者から費用について質問された場合
入居者から原状回復費用について質問や異議があった場合は、まず請求内容と根拠を整理して説明しましょう。
感情的に対応したり、一方的に支払いを求めたりすると、話し合いが難しくなる可能性があります。
次のような資料を用意すると説明しやすくなります。
・賃貸借契約書
・入居時の室内確認書
・入居前後の写真
・退去時の写真
・修繕業者の見積書
・原状回復費用の精算明細
・損傷の原因に関する記録
・入居者との連絡履歴
双方の認識が異なる場合は、損傷の原因や負担範囲を一つずつ確認しましょう。
解決が難しい場合は、管理会社、消費生活センター、弁護士、裁判外紛争解決手続などへ相談する方法があります。
■原状回復工事を早めに進める
退去後の修繕や清掃が遅れると、次の入居者募集を開始できず、空室期間が長くなる可能性があります。
退去予定が分かった段階で、室内確認の日程、修繕業者、清掃会社、募集条件などを準備しておきましょう。
ただし、次の募集を急ぐあまり、必要性を十分に確認せず大規模な工事を発注すると、修繕費用が増える可能性があります。
修繕が必要な箇所と、募集力を高めるために追加で行う工事を分けて考えることが大切です。
原状回復工事と設備の交換、リフォームを同時に検討する場合は、周辺の家賃相場や入居者ニーズも確認しましょう。
■原状回復トラブルを防ぐための対策
原状回復トラブルを防ぐためには、退去時だけでなく、入居前から管理体制を整える必要があります。
主な対策は次のとおりです。
・契約書の原状回復条件を明確にする
・特約の内容や費用を入居者へ説明する
・入居前の室内写真を保存する
・入居時の室内確認書を作成する
・設備の使用方法や清掃方法を案内する
・設備故障や水漏れを早めに連絡してもらう
・入居中の修繕履歴を保存する
・退去立会い時の確認内容を記録する
・工事見積もりの内訳を確認する
・敷金精算の明細を作成する
契約書、写真、修繕履歴、連絡記録などを物件ごとにまとめておくと、退去時の確認をスムーズに進められます。
■埼玉県で退去対応や原状回復にお悩みのオーナー様へ
スマイファミリー大宮店では、大宮を中心に埼玉県内の賃貸管理についてご相談を承っています。
「退去立会いを任せたい」
「原状回復費用の負担区分が分からない」
「入居者と敷金精算について認識が合わない」
「退去後の清掃や修繕をまとめて依頼したい」
「原状回復工事から次の入居者募集まで任せたい」
「現在の管理方法を見直したい」
このような場合も、賃貸借契約、入居時の室内状態、修繕履歴、退去後の募集条件などを確認しながら、必要な対応を整理していきます。
退去時の原状回復は、オーナー様の大切な資産を維持するために必要な業務です。
一方で、費用負担の根拠が分かりにくい場合は、入居者とのトラブルにつながる可能性があります。
入居前から記録を残し、退去時には契約内容と室内の状態を確認したうえで、分かりやすく精算することが大切です。
埼玉県でアパート・マンション・戸建てなどの退去対応や原状回復、賃貸管理についてお悩みのオーナー様は、スマイファミリー大宮店へお気軽にご相談ください。
