埼玉で賃貸物件を法人契約するには？社宅・転勤時の審査と必要書類
埼玉県への転勤や採用、事業所の新設などに伴い、会社名義で賃貸物件を契約することがあります。
法人契約は、会社が契約者となり、従業員や役員、その家族などが実際の入居者として住む契約方法です。
「法人契約なら審査に通りやすい？」「会社の登記簿や決算書は必要？」「従業員が退職したら契約はどうなる？」と疑問に感じる担当者様や入居予定者様もいらっしゃると思います。
法人契約では、会社の審査だけでなく、実際に住む人、社宅規定、家賃の支払い方法、退職や異動時の取り扱いなども確認されます。
会社の希望条件と物件の契約条件が合わない場合は、希望する部屋が見つかっても契約できないことがあります。
今回は、埼玉県で賃貸物件を法人契約する場合の流れ、必要書類、審査、物件探しの前に確認したいことを解説します。
■法人契約とは？
法人契約とは、株式会社、合同会社、医療法人などの法人が賃貸借契約の借主となり、法人が指定した従業員や役員などが物件へ入居する契約です。
一般的な個人契約では、契約者と入居者が同一人物になることが多いですが、法人契約では契約者と入居者が異なります。
例として、次のようなケースがあります。
・転勤する従業員の社宅
・新入社員の社員寮
・役員用の住宅
・単身赴任者の住まい
・研修期間中の住まい
・外国籍従業員の社宅
・事業所開設に伴う従業員住宅
法人が契約者になる場合でも、実際に誰が住むのかを申告せずに契約することはできません。
入居者の氏名、生年月日、勤務先、家族構成などの情報を求められることがあります。
■法人契約と個人契約の違い
法人契約と個人契約では、契約者、審査対象、必要書類、支払い方法などが異なります。
法人契約では、主に会社の情報をもとに審査が行われます。
ただし、法人だけが確認されるとは限らず、実際の入居者に関する審査も行われる場合があります。
主な違いは次のとおりです。
・契約者が会社になる
・実際の入居者を別に申告する
・法人の登記事項証明書などを求められる
・会社の規模や設立年数などを確認される
・家賃の支払者が会社または入居者になる
・会社印や代表者印が必要になる場合がある
・退職や異動時の取り扱いを決める必要がある
・法人契約用の特約が設けられる場合がある
法人契約だからといって、すべての物件へ申し込めるわけではありません。
物件やオーナー様の方針によっては、法人契約に対応していない場合や、法人契約でも連帯保証人や保証会社を求められる場合があります。
■最初に会社の社宅規定を確認する
法人契約のお部屋探しでは、物件を探し始める前に、会社の社宅規定や借上社宅規定を確認することが重要です。
社宅規定には、契約できる物件や費用に関する条件が定められていることがあります。
主な確認項目は次のとおりです。
・家賃の上限
・管理費や共益費を含めるか
・敷金と礼金の上限
・仲介手数料の上限
・更新料の取り扱い
・保証会社の利用可否
・火災保険の指定
・鍵交換費用の負担
・入居サポートなどの付帯サービス
・短期解約違約金の可否
・定期借家契約の可否
・契約できるエリア
・間取りや面積の制限
・通勤時間の基準
・駐車場代の負担
・ペット飼育の可否
例えば、家賃が上限以内でも、管理費を合計すると規定を超える場合があります。
敷金や礼金が規定内でも、保証会社の初回保証料や付帯サービスが認められないこともあります。
気に入った物件が見つかってから会社へ確認するのではなく、先に条件を整理しておくとスムーズです。
■会社が負担する費用を確認する
法人契約では、すべての費用を会社が負担するとは限りません。
会社が負担する費用と、入居者本人が負担する費用を分けている場合があります。
主に確認したい費用は次のとおりです。
・毎月の家賃
・管理費や共益費
・敷金
・礼金
・仲介手数料
・保証会社の費用
・火災保険料
・鍵交換費用
・クリーニング費用
・24時間サポートなどの費用
・駐車場や駐輪場の費用
・更新料
・更新事務手数料
・退去時の原状回復費用
・短期解約違約金
会社が初期費用を支払い、毎月の家賃の一部を従業員の給与から控除する制度もあります。
一方で、駐車場や水道光熱費などは従業員本人が個別に契約し、支払う場合があります。
不動産会社へ物件を問い合わせる前に、費用負担の範囲を確認しましょう。
■社宅代行会社を利用している場合
企業によっては、賃貸借契約の手続きや社宅管理を社宅代行会社へ委託しています。
社宅代行会社を利用している場合は、一般的な法人契約とは手続き方法が異なることがあります。
主に次の内容を確認しましょう。
・指定の申込書があるか
・社宅代行会社の指定書式を使用するか
・契約書の確認を誰が行うか
・利用できる保証会社
・契約書の押印者
・請求書の宛名と送付先
・初期費用の支払時期
・鍵の受け取り方法
・契約開始までに必要な日数
・認められない特約や費用
社宅代行会社による契約書の確認には時間がかかる場合があります。
入居希望日が近い場合は、審査に通過しても契約手続きが間に合わない可能性があります。
物件を探す段階で社宅代行会社を利用することを不動産会社へ伝えましょう。
■法人契約の審査で確認されること
法人契約では、会社が家賃を継続して支払えるか、契約内容に問題がないかなどを確認されます。
主な審査項目は次のとおりです。
・会社名
・本店所在地
・代表者
・設立年月日
・資本金
・事業内容
・従業員数
・売上や利益
・会社の業歴
・入居する従業員との関係
・家賃の支払方法
・希望する契約期間
上場企業や規模の大きい法人でも、物件ごとの審査がなくなるわけではありません。
反対に、設立したばかりの法人や小規模な会社でも、すべての物件を借りられないと決まるわけではありません。
代表者、入居者、連帯保証人、保証会社などを含めて、契約方法を調整できる場合があります。
■設立したばかりの法人でも契約できる？
設立直後の法人は、決算実績や業歴がないため、追加書類や保証条件を求められることがあります。
例として、次のような対応があります。
・代表者を連帯保証人とする
・家賃保証会社を利用する
・代表者の収入証明書を提出する
・事業計画書を提出する
・預金残高が分かる書類を提出する
・個人契約を検討する
・敷金などの条件を調整する
法人設立前で登記が完了していない場合は、法人名義で申し込めないことがあります。
設立予定の会社名で先に物件を確保できるとは限りません。
法人の設立日と入居希望日が近い場合は、現在の準備状況を不動産会社へ正確に伝えましょう。
■法人契約に必要となる主な書類
必要書類は、物件、管理会社、保証会社、法人の規模などによって異なります。
一般的には、次のような書類を求められる可能性があります。
・法人の登記事項証明書
・法人の印鑑証明書
・決算書
・会社案内
・法人番号が分かるもの
・代表者の本人確認書類
・入居者の本人確認書類
・入居者の社員証
・在職証明書
・採用通知書
・転勤辞令
・入居者名簿
・連帯保証人に関する書類
書類には、発行から一定期間以内という条件が設けられる場合があります。
最初からすべてを取得するのではなく、申し込む物件で必要な書類と有効期限を確認してから準備すると安心です。
■大企業でも決算書が必要？
会社の規模や信用状況によっては、決算書の提出を求められない場合があります。
上場企業や公的機関などでは、会社概要や公開情報をもとに審査されることもあります。
一方で、非上場企業、新設法人、小規模法人などは、決算書や預金残高などを求められる可能性があります。
決算書を外部へ提出できない場合は、代わりに利用できる書類があるか確認しましょう。
提出を拒否したまま審査を進めるのではなく、社内規定上提出できない理由を伝え、管理会社や保証会社の判断を確認することが大切です。
■実際の入居者も審査される？
法人契約でも、実際に住む入居者の本人確認や勤務状況の確認が行われることがあります。
主に次の内容を申告します。
・氏名
・生年月日
・現在の住所
・電話番号
・勤務先
・勤続年数
・入社予定日
・同居人
・緊急連絡先
・在留資格
法人が契約者だからといって、入居者を自由に変更できるとは限りません。
契約時に届け出た人とは別の従業員を無断で住まわせると、契約違反になる可能性があります。
入居者が変わる可能性がある場合は、契約前に入居者変更の可否と手続きを確認しましょう。
■入居者が外国籍の場合
外国籍の従業員が入居する場合は、法人に関する書類に加えて、入居者本人の在留カードやパスポートなどを求められることがあります。
主な確認項目は次のとおりです。
・在留資格
・在留期間
・勤務先
・日本国内の緊急連絡先
・日本語での連絡が可能か
・同居する家族
・会社のサポート体制
会社が契約者になる場合でも、物件や保証会社によって審査条件は異なります。
入居希望日が迫ってから必要書類を集めると間に合わない可能性があるため、早めに準備しましょう。
■連帯保証人や保証会社は必要？
法人契約でも、連帯保証人または家賃保証会社の利用を求められることがあります。
代表者を連帯保証人とする場合や、法人契約に対応した保証会社を利用する場合などがあります。
主な確認項目は次のとおりです。
・法人契約に対応する保証会社か
・初回保証料
・年間保証料や月額保証料
・代表者保証が必要か
・入居者本人の保証が必要か
・会社の社宅規定で保証会社を利用できるか
会社側の規定で代表者保証や保証会社を認めていない場合は、申し込める物件が限られる可能性があります。
物件を探す前に、会社として受け入れられる保証条件を確認しましょう。
■申込書は正確に記入する
法人契約の申込書には、法人情報と入居者情報の両方を記入します。
会社の担当者と入居者が別々に記入すると、内容に違いが生じることがあります。
特に、次の項目は正確に確認しましょう。
・正式な法人名
・本店所在地
・代表者名
・資本金
・設立年月日
・事業内容
・担当部署と担当者
・入居者の氏名
・入居人数
・入居目的
・緊急連絡先
・家賃の支払者
法人名の略称や旧住所を記載すると、登記事項証明書と一致しないことがあります。
提出前に登記情報や社内資料と照らし合わせましょう。
■契約書へ押印する人を確認する
法人契約では、契約書へ誰が署名または押印できるかを社内で確認する必要があります。
会社によっては、代表者印を使用するために社内稟議が必要になります。
主に次の内容を確認しましょう。
・契約名義
・署名または記名する人
・使用する印鑑
・代表者印が必要か
・会社の印鑑証明書が必要か
・社内稟議にかかる日数
・電子契約に対応できるか
・契約書の送付先
契約開始日が決まっていても、押印や社内承認が終わらなければ鍵を受け取れない場合があります。
審査中の段階から、契約書の確認と押印に必要な期間を把握しておきましょう。
■契約者と家賃の振込名義を確認する
法人契約では、会社が毎月の家賃を直接支払う場合と、入居者が支払って後から会社が精算する場合があります。
物件によっては、契約者と異なる名義からの振り込みに対応できないことがあります。
口座振替を利用する場合は、法人名義の口座登録に時間がかかることもあります。
次の内容を確認しましょう。
・家賃の支払者
・振込名義
・口座振替の開始時期
・口座登録までの支払方法
・請求書や領収書の発行
・請求書の宛名
・請求書の送付先
・インボイスに関する社内確認
支払方法が社内規定と合わない場合は、契約前に管理会社へ相談することが大切です。
■会社の事務所として使用できる？
法人名義で契約しても、居住用の賃貸物件を会社の事務所や店舗として利用できるとは限りません。
法人契約と事業用契約は別のものです。
社宅として従業員が住む場合は居住用契約ですが、事務所として使用する場合は、建物の規約、用途、契約条件などを確認する必要があります。
次のような利用を希望する場合は、申し込み前に相談しましょう。
・法人登記
・郵便物の受け取り
・従業員の出入り
・来客対応
・看板の設置
・商品の保管
・在宅勤務以外の事業活動
無断で事務所や営業拠点として利用すると、契約違反になる可能性があります。
■入居者の交代はできる？
法人契約では、転勤や退職に伴い、入居者を別の従業員へ変更したい場合があります。
しかし、同じ法人が契約者であっても、管理会社の承認なく入居者を変更できるとは限りません。
入居者変更の際は、次のような手続きが必要になる可能性があります。
・新しい入居者の申請
・本人確認書類の提出
・再審査
・契約変更書類の作成
・同居人情報の変更
・緊急連絡先の変更
・火災保険の変更
・手数料の支払い
物件によっては、入居者変更が認められず、一度解約して新たな契約が必要になる場合もあります。
将来、従業員の入れ替えを予定している場合は、契約前に条件を確認しましょう。
■退職や異動が決まった場合
入居している従業員が退職または異動する場合は、会社と入居者の間だけで話を進めず、賃貸借契約の手続きも確認する必要があります。
主な選択肢には、次のようなものがあります。
・法人契約を解約して退去する
・別の従業員へ入居者を変更する
・法人契約から個人契約へ切り替える
・契約条件を変更して住み続ける
法人契約から個人契約への切り替えは、単なる名義変更ではなく、新規契約として再審査されることがあります。
敷金、礼金、仲介手数料、保証会社の費用などが改めて必要になる可能性もあります。
退職日や社宅の利用期限が決まったら、早めに管理会社へ相談しましょう。
■解約予告期間を確認する
法人契約の解約予告期間は、個人契約より長く設定されている場合があります。
1か月前とは限らず、2か月前やそれ以上の予告が必要になることもあります。
主な確認項目は次のとおりです。
・解約予告期間
・解約通知の提出方法
・会社と入居者のどちらが連絡するか
・退去立会いの方法
・鍵の返却方法
・最終月家賃の精算
・短期解約違約金
・原状回復費用の請求先
入居者が会社へ退職を伝えていても、管理会社への解約通知が完了していなければ、家賃が発生し続ける可能性があります。
解約の担当者と手順を社内で決めておきましょう。
■転勤時のお部屋探しはスケジュールが重要
転勤による法人契約では、辞令の発表から入居日までの期間が短いことがあります。
希望条件だけでなく、契約手続きに必要な日数も考えて物件を探しましょう。
一般的な流れは次のとおりです。
・社宅規定を確認する
・希望条件を整理する
・不動産会社へ相談する
・物件を内見する
・法人名義で申し込む
・会社と入居者の審査を受ける
・契約書を社内で確認する
・初期費用を支払う
・契約書へ署名または押印する
・鍵を受け取る
・入居する
遠方から埼玉へ転勤する場合は、内見できる日が限られることがあります。
オンライン内見や代理内見に対応できる場合もありますが、物件によって対応状況は異なります。
入居希望日、勤務開始日、引っ越し業者の予定を確認し、早めに相談しましょう。
■法人契約前のチェックリスト
法人契約で賃貸物件を探す前に、次の内容を整理しておきましょう。
・正式な法人名
・会社所在地
・会社の担当者と連絡先
・入居者と同居人
・入居希望日
・希望する契約期間
・社宅規定の家賃上限
・初期費用の上限
・会社が負担する費用
・保証会社の利用可否
・連帯保証人の条件
・社宅代行会社の有無
・必要な社内稟議
・家賃の支払方法
・請求書の送付先
・入居者変更の予定
・解約予告期間の希望
条件を事前に共有することで、会社の規定に合わない物件を紹介される可能性を減らせます。
■埼玉県で法人契約のお部屋を探している方へ
スマイファミリー大宮店では、大宮を中心に埼玉県内の法人契約、社宅、転勤に伴うお部屋探しについてご相談を承っています。
「転勤する従業員の部屋を会社名義で契約したい」
「社宅規定に合う物件を探してほしい」
「設立したばかりの法人でも契約できるか相談したい」
「外国籍従業員が入居できる物件を探したい」
「遠方からの転勤で内見する時間がない」
「社宅代行会社を利用した契約に対応してほしい」
このような場合も、法人の状況、社宅規定、入居予定者、必要書類、入居希望日などを確認しながら、契約可能な物件と手続きの流れを整理していきます。
法人契約は、個人契約より審査が簡単になるとは限りません。
会社の規定と物件の契約条件が合うかを早めに確認し、社内手続きに必要な時間も考えながら進めることが大切です。
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