埼玉の賃貸契約で更新時期が来たら？更新料や必要な手続きを解説
埼玉県内のアパートやマンションに住んでいると、契約期間の満了が近づいた頃に、管理会社やオーナー様から更新に関する案内が届くことがあります。
「更新料はいくら必要？」「保証会社や火災保険の費用もかかる？」「引っ越す場合は、いつまでに連絡すればよい？」と疑問に感じる方もいらっしゃると思います。
賃貸物件の更新条件や必要な費用は、すべての物件で同じではありません。
賃貸借契約の種類、契約書の内容、利用している保証会社、加入している火災保険などによって手続きが異なります。
今回は、埼玉県の賃貸物件で契約更新を迎える方へ、更新前に確認したい項目、必要になる可能性がある費用、退去を検討している場合の注意点を解説します。
■最初に賃貸借契約の種類を確認する
賃貸住宅の契約には、主に「普通借家契約」と「定期借家契約」があります。
名称は似ていますが、契約期間が満了したときの取り扱いが異なるため、まず契約書を確認しましょう。
普通借家契約では、契約期間の満了後も、貸主と借主が合意して契約を更新することが一般的です。
更新手続きを行わないまま契約期間を過ぎた場合でも、契約内容や状況によっては、それまでと同じ条件で契約が継続することがあります。
一方、定期借家契約は、原則として契約期間の満了によって契約が終了し、通常の意味での更新はありません。
同じ物件へ住み続ける場合は、貸主と借主の双方が合意したうえで、改めて再契約することがあります。
契約書や重要事項説明書に、次のどちらが記載されているか確認しましょう。
・普通建物賃貸借契約
・定期建物賃貸借契約
定期借家契約の場合は、再契約ができるとは限りません。
住み続けたい場合は、再契約の可否や条件を早めに管理会社へ確認することが大切です。
■契約更新の案内はいつ届く？
更新に関する案内は、契約期間が満了する数か月前に届くことが一般的です。
ただし、案内が届く時期や方法は管理会社によって異なります。
主に次のような方法で連絡があります。
・郵送
・メール
・ショートメッセージ
・入居者向けアプリ
・管理会社からの電話
住所や電話番号、メールアドレスを変更したにもかかわらず、管理会社へ届け出ていない場合は、更新案内を受け取れない可能性があります。
契約満了日が近づいても連絡がない場合は、案内を待ち続けるのではなく、自分から管理会社へ確認しましょう。
更新案内を受け取ったら、提出期限、支払期限、必要書類などを確認します。
■更新時に確認したい契約内容
契約を更新するときは、案内書類に署名するだけでなく、現在の契約内容と更新後の条件を確認しましょう。
主な確認項目は次のとおりです。
・新しい契約期間
・更新料
・更新事務手数料
・更新後の家賃
・管理費や共益費
・駐車場や駐輪場の契約
・火災保険の契約期間
・家賃保証会社の更新条件
・緊急連絡先
・連帯保証人に関する条件
・入居者や同居人の情報
・解約予告期間
・特約の内容
更新を機に家賃や管理費などの条件が変更される場合は、変更される項目、金額、適用開始時期を確認しましょう。
内容に分からない点がある場合は、手続きを完了する前に管理会社へ確認することが大切です。
■更新料とは？
更新料は、賃貸借契約を更新する際に、契約の定めに基づいて借主から貸主へ支払う費用です。
金額は物件によって異なり、家賃の一定月数分として設定されている場合や、決まった金額が記載されている場合があります。
すべての賃貸物件で更新料が必要になるわけではありません。
更新料の有無や金額は、賃貸借契約書や重要事項説明書、更新案内などで確認しましょう。
更新時には、更新料以外の費用が同時に必要となることがあります。
案内に記載された合計金額だけを見るのではなく、何の費用が含まれているのか、内訳を確認することが重要です。
■更新事務手数料とは？
更新事務手数料は、更新書類の作成や契約手続きなどに関する費用として、管理会社などへ支払う場合がある費用です。
更新料と更新事務手数料は、名称も支払先も異なる場合があります。
物件によっては更新料だけが必要な場合、更新事務手数料だけが必要な場合、両方が必要な場合があります。
更新案内を受け取ったら、次の内容を確認しましょう。
・更新料の金額
・更新事務手数料の金額
・消費税の取り扱い
・それぞれの支払先
・支払期限
・支払方法
契約時に受け取った書類と更新案内の内容に違いがあると感じた場合は、管理会社へ確認しましょう。
■家賃保証会社の更新料が必要な場合
家賃保証会社を利用している場合は、賃貸借契約の更新とは別に、保証契約の更新料や継続保証料が必要になることがあります。
保証会社によって、支払う時期や計算方法は異なります。
例として、次のような方法があります。
・1年ごとに一定額を支払う
・毎月の家賃と一緒に保証料を支払う
・家賃などの一定割合を支払う
・賃貸借契約の更新時に支払う
保証会社の費用が口座振替になっている場合は、請求に気づきにくいこともあります。
更新時期が近づいたら、保証委託契約書や保証会社からの案内を確認し、引き落とし日までに口座残高を用意しましょう。
保証料の支払いが遅れると、保証契約や賃貸借契約に影響する可能性があるため注意が必要です。
■火災保険の更新も確認する
賃貸住宅では、契約条件として火災保険や家財保険への加入を求められることがあります。
賃貸借契約と保険契約の期間が同じ場合は、部屋の更新と同じ時期に保険の更新が必要になる可能性があります。
火災保険では、一般的に次のような補償が含まれる場合があります。
・火災による家財の損害
・水漏れによる家財の損害
・借家人賠償責任
・個人賠償責任
・修理費用
実際の補償内容や保険金額は、加入している商品によって異なります。
保険料だけでなく、必要な補償が継続されるか確認しましょう。
自分で選んだ保険へ加入できる場合もありますが、契約上必要とされる補償内容や保険金額を満たす必要があります。
保険会社を変更したい場合は、先に解約するのではなく、管理会社へ必要条件を確認してから手続きを進めましょう。
■更新時に必要となる可能性がある書類
更新手続きでは、更新契約書への署名のほか、入居状況を確認するための書類を求められる場合があります。
例として、次のようなものがあります。
・本人確認書類
・勤務先に関する情報
・収入に関する書類
・緊急連絡先の情報
・連帯保証人の確認書類
・同居人に関する情報
・在留カード
・車検証
・火災保険の加入証明書
就職、転職、退職、結婚、離婚、出産などによって契約時から状況が変わっている場合は、変更内容を正確に申告しましょう。
同居人が増えている場合や契約者が実際には住んでいない場合などは、契約違反となる可能性があります。
変更があるときは、更新時まで待たずに管理会社へ相談することが大切です。
■更新料を分割で支払うことはできる？
更新時には、更新料、保証会社の費用、火災保険料などが重なり、一度にまとまった金額が必要になることがあります。
更新費用の分割払いができるかどうかは、契約内容や貸主、管理会社によって異なります。
支払期限を過ぎてから相談するよりも、更新案内を受け取った段階で早めに相談しましょう。
ただし、相談すれば必ず分割払いが認められるわけではありません。
支払いが難しい場合でも、連絡をせずに放置することは避けましょう。
更新費用に備えるため、現在の契約書で更新時期と必要な費用を確認し、毎月少しずつ準備しておく方法もあります。
■更新しない場合は解約の連絡が必要
契約満了に合わせて引っ越す場合でも、契約期間が終われば自動的に退去できるとは限りません。
普通借家契約では、借主から所定の方法で解約を申し入れる必要があることが一般的です。
賃貸借契約書には、解約希望日の何日前までに連絡する必要があるかが記載されています。
これを解約予告期間といいます。
例として、1か月前や2か月前などの期間が設けられていることがあります。
連絡が遅れると、退去後も一定期間分の家賃を支払う必要が生じる可能性があります。
引っ越しを考えている場合は、次の内容を早めに確認しましょう。
・解約予告期間
・解約の連絡方法
・解約通知書の提出先
・退去希望日
・退去立会いの有無
・鍵の返却方法
・最終月家賃の精算方法
・短期解約違約金の有無
電話で伝えるだけでは解約手続きが完了しない場合もあります。
管理会社が指定する書面や専用フォームなどを使用し、受付が完了したことを確認しましょう。
■更新か引っ越しか迷っている場合
更新時期は、今の住まいに住み続けるか、別の物件へ引っ越すかを考える機会でもあります。
判断するときは、更新費用だけでなく、現在の暮らしや将来の予定も整理しましょう。
主な確認項目は次のとおりです。
・現在の家賃が家計に合っているか
・通勤や通学に不便がないか
・部屋の広さや間取りが合っているか
・設備に不満がないか
・騒音や周辺環境に問題がないか
・結婚や同居の予定があるか
・転職や転勤の可能性があるか
・子どもの進学予定があるか
・高齢の家族との同居予定があるか
・更新費用と引っ越し費用のどちらが負担になるか
引っ越しには、契約時の初期費用、引っ越し業者の費用、家具・家電の購入費などが必要です。
更新料を支払うより引っ越したほうが安いとは限りません。
一方で、数か月後に転勤や結婚の予定がある場合は、更新後すぐに退去すると、更新費用に加えて短期解約違約金などが発生する可能性もあります。
今後の予定を考えながら、総額で比較しましょう。
■新しい部屋を探す場合は早めに動く
更新をせずに引っ越す場合は、現在の部屋の解約と新しい部屋の契約時期を調整する必要があります。
先に現在の部屋を解約すると、希望する物件が見つからなかった場合に住む場所がなくなる可能性があります。
反対に、新しい部屋を早く契約しすぎると、二つの部屋の家賃が重なる期間が長くなることがあります。
物件探しでは、次の順番で整理すると進めやすくなります。
・現在の契約満了日を確認する
・解約予告期間を確認する
・更新費用の支払期限を確認する
・引っ越し希望日を決める
・新しい物件の条件を整理する
・入居審査に必要な書類を準備する
・新居の契約開始日を調整する
・現在の部屋の解約手続きを行う
審査結果が出る前に現在の部屋を解約することには注意が必要です。
収入、雇用形態、他の借入れなどに不安がある場合は、解約前に不動産会社へ相談しましょう。
■契約者本人が手続きできない場合
契約更新は、原則として契約者本人が行います。
家族や同居人が代わりに連絡しても、契約内容や個人情報について詳しく案内してもらえない場合があります。
入院、長期出張、海外滞在などによって本人が手続きできない場合は、早めに管理会社へ相談しましょう。
委任状や本人確認書類などを求められる可能性があります。
契約者が亡くなった場合や高齢者施設へ入居した場合などは、通常の更新とは異なる手続きが必要になることがあります。
家族だけで判断せず、現在の状況を管理会社へ伝えましょう。
■更新案内を放置しない
更新案内を受け取っても、すぐに退去させられるわけではないと考え、手続きを放置してしまう方もいます。
しかし、書類の未提出や費用の未払いが続くと、管理会社や貸主から連絡が入り、契約上のトラブルにつながる可能性があります。
更新する場合も退去する場合も、意思を早めに伝えることが大切です。
案内内容に納得できない点がある場合は、無視するのではなく、契約書を確認したうえで管理会社へ問い合わせましょう。
電話で確認した内容については、担当者名、連絡日時、案内された内容などを記録しておくと安心です。
■埼玉県で賃貸契約の更新や住み替えにお悩みの方へ
スマイファミリー大宮店では、大宮を中心に埼玉県内のお部屋探しについてご相談を承っています。
「更新料を支払って住み続けるか迷っている」
「契約満了までに新しい部屋を見つけたい」
「現在の部屋の解約時期が分からない」
「初期費用を抑えて住み替えたい」
「転職したばかりで新しい部屋の審査が不安」
「保証会社や火災保険の費用も含めて比較したい」
このような場合も、現在の契約満了日、解約予告期間、更新費用、引っ越し希望時期などを確認しながら、住み替えの進め方を整理していきます。
更新期限が迫ってから物件を探し始めると、比較できる時間が少なくなり、希望条件を調整しなければならない可能性があります。
今の部屋に住み続けるか迷っている段階でも、早めに必要な費用やスケジュールを確認することが大切です。
埼玉県で賃貸契約の更新やお部屋の住み替えについてお悩みの方は、スマイファミリー大宮店へお気軽にご相談ください。
