埼玉で賃貸管理会社を変更するには？解約手続き・引継ぎ・入居者への案内を解説

賃貸物件を所有しているオーナー様のなかには、現在の管理会社の対応や管理内容に不安を感じ、管理会社の変更を検討する方もいらっしゃるでしょう。

「連絡しても回答が遅い」
「修繕費用の説明が分かりにくい」
「空室が長期間続いている」
「管理状況や収支を把握しにくい」

このような悩みがあっても、管理会社をどのような手順で変更すればよいか分からず、そのままにしているケースがあります。

賃貸管理会社を変更する場合は、現在の管理委託契約を確認し、解約予告、書類、鍵、敷金、家賃の振込先などを整理する必要があります。

引継ぎが不十分なまま変更すると、入居者からの問い合わせに対応できなかったり、家賃の振込先が分からなくなったりする可能性があります。

今回は、埼玉県でアパート、マンション、戸建てなどを所有するオーナー様へ、賃貸管理会社を変更する流れ、引継ぎが必要な情報、入居者への案内、変更前に確認したいポイントを解説します。

■賃貸管理会社は変更できる？

管理委託契約の内容に沿って必要な手続きを行えば、賃貸管理会社を変更できる可能性があります。

ただし、オーナー様が変更を希望した日に、すぐ現在の管理会社との契約を終了できるとは限りません。

管理委託契約には、次のような内容が定められている場合があります。

・契約期間
・契約の更新方法
・解約予告期間
・解約通知の方法
・途中解約に関する条件
・違約金の有無
・契約終了後の引継ぎ
・預かり金の精算方法

まずは現在の管理委託契約書を確認しましょう。

契約書が見つからない場合は、現在の管理会社へ写しの交付について相談する必要があります。

■管理会社の変更を検討する主な理由

管理会社を変更したいと考える理由は、オーナー様によって異なります。

主な理由として、次のようなものがあります。

・担当者からの連絡が遅い
・問い合わせへの回答が分かりにくい
・空室募集の進捗が共有されない
・入居者募集の提案が少ない
・家賃の入金状況を確認しにくい
・修繕費用の説明が不足している
・定期的な報告がない
・物件の清掃や巡回状況に不安がある
・入居者対応について苦情が届いている
・管理手数料とサービス内容が合っていない
・担当者が頻繁に変わる
・所有物件が増えて管理を一本化したい

ただし、一度の連絡ミスだけで変更を決めるのではなく、現在の問題を整理することが大切です。

担当者の変更や管理内容の見直しで改善できる場合もあります。

■最初に現在の問題を整理する

管理会社を変更する前に、現在どのような点に困っているか整理しましょう。

問題が曖昧なまま新しい管理会社を選ぶと、変更後も同じ不満が生じる可能性があります。

整理したい内容は次のとおりです。

・空室期間
・問い合わせや内見の件数
・募集条件の見直し状況
・毎月の家賃入金状況
・滞納の有無
・修繕の対応状況
・入居者からの苦情
・共用部分の管理状況
・管理会社からの報告頻度
・現在支払っている管理手数料
・追加で発生している費用

管理会社へ何を求めるのか明確にすると、新しい管理会社を比較しやすくなります。

■管理会社を変更すれば空室は解消する？

管理会社の変更によって、募集方法や対応速度が改善する可能性はあります。

しかし、管理会社を変更すれば、必ずすぐに入居者が決まるわけではありません。

空室の原因には、次のようなものがあります。

・賃料が周辺相場と合っていない
・初期費用が高い
・室内設備が競合物件より古い
・募集写真が少ない
・間取りや立地に特徴がある
・内見できる状態になっていない
・入居条件が厳しい
・募集を依頼できる不動産会社が限られている
・物件情報が十分に公開されていない

新しい管理会社には、管理を依頼するだけでなく、空室の原因と改善案について説明を求めましょう。

■管理委託とサブリースは別

管理会社を変更する際は、現在の契約が管理委託契約なのか、サブリース契約なのか確認する必要があります。

一般的な管理委託では、オーナー様と入居者が賃貸借契約を結び、管理会社が家賃管理や入居者対応などを行います。

一方、サブリースでは、事業者がオーナー様から物件を借り上げ、入居者へ転貸する仕組みが用いられることがあります。

契約形態が異なると、終了手続きや入居者との関係、家賃の取り扱いも異なる可能性があります。

確認したい書類は次のとおりです。

・管理委託契約書
・建物賃貸借契約書
・サブリース契約書
・入居者との賃貸借契約書
・保証契約に関する書類
・家賃の送金明細

契約内容が分からない場合は、自己判断で解約通知を出さず、契約関係を確認しましょう。

■解約予告期間を確認する

管理委託契約には、解約を希望する日の一定期間前までに通知するよう定められている場合があります。

通知期限を過ぎると、希望する時期に契約を終了できない可能性があります。

契約書では、次の内容を確認しましょう。

・解約予告期間
・通知方法
・書面での通知が必要か
・通知先
・通知が到着した日が基準か
・途中解約の条件
・違約金の有無
・自動更新の時期

新しい管理会社へ相談する際は、現在の契約書を持参すると、変更可能な時期を整理しやすくなります。

■先に現在の管理会社を解約しない

新しい管理会社が決まる前に現在の管理委託契約を解約すると、管理会社がいない期間が生じる可能性があります。

管理が途切れると、次のような問題が考えられます。

・入居者からの連絡先がなくなる
・設備故障への対応が遅れる
・家賃の入金確認ができない
・滞納者への連絡が止まる
・退去手続きを進められない
・新規募集が停止する
・緊急時の対応先が分からなくなる

まず変更先の候補を選び、管理開始日や引継ぎ方法を確認してから、現在の管理会社との解約手続きを進めましょう。

■管理会社を変更する基本的な流れ

管理会社を変更するときは、一般的に次のような順番で進めます。

1．現在の管理委託契約書を確認する
2．現在の問題と希望する管理内容を整理する
3．新しい管理会社へ相談する
4．管理内容と費用の説明を受ける
5．変更可能な時期を確認する
6．現在の管理会社へ解約を通知する
7．新しい管理会社と契約する
8．書類、鍵、預かり金などを引き継ぐ
9．入居者へ管理会社変更を案内する
10．新しい管理会社による管理を開始する

実際の順番や必要な手続きは、現在の契約や物件の状況によって異なります。

現在と新しい管理会社の管理期間が途切れないように調整しましょう。

■新しい管理会社へ確認する内容

管理会社を比較するときは、管理手数料だけで判断しないことが大切です。

新しい管理会社には、次の内容を確認しましょう。

・管理業務の範囲
・管理手数料
・追加費用が発生する業務
・家賃の送金日
・滞納時の対応
・入居者からの連絡受付時間
・設備故障時の対応
・修繕工事の承認方法
・定期巡回の有無
・清掃業務の内容
・空室募集の方法
・募集状況の報告方法
・退去立会いの対応
・原状回復工事の進め方
・毎月の収支報告

オーナー様が必要とする業務が管理料金に含まれているか確認しましょう。

■管理手数料以外の費用も確認する

管理会社によって、基本の管理手数料に含まれる業務が異なります。

管理手数料が安くても、業務ごとに追加費用が発生する場合があります。

確認したい費用は次のとおりです。

・入居者募集時の費用
・契約更新時の事務手数料
・退去立会いの費用
・修繕手配の費用
・定期清掃の費用
・巡回点検の費用
・夜間や緊急時の対応費用
・滞納督促に関する費用
・書類作成や発送の費用
・管理終了時の費用

年間でどの程度の費用がかかる可能性があるか、管理内容とあわせて比較しましょう。

■引継ぎが必要な主な書類

管理会社の変更時には、賃貸借契約や入居者に関する書類を引き継ぐ必要があります。

主な書類は次のとおりです。

・賃貸借契約書
・重要事項説明書
・入居申込書
・入居者情報
・連帯保証人や緊急連絡先の情報
・保証会社の契約書
・火災保険の加入情報
・契約更新に関する書類
・退去や解約に関する書類
・家賃の入金履歴
・滞納状況が分かる資料
・修繕履歴
・設備の取扱説明書
・建物や設備の図面

個人情報を含む書類が多いため、引継ぎ方法や保管方法も確認しましょう。

■鍵や設備情報を引き継ぐ

書類だけでなく、物件の鍵や設備情報も引継ぎが必要です。

確認するものは次のとおりです。

・空室の鍵
・共用部分の鍵
・管理用の鍵
・郵便受けの鍵
・メーターボックスの鍵
・機械式駐車場などの操作鍵
・オートロックの設定情報
・宅配ボックスの管理情報
・防犯設備の情報
・設備業者の連絡先

鍵の本数や種類について受領書を作成し、誰が何を保管しているか確認できるようにしましょう。

■敷金や預かり金を確認する

現在の管理会社が入居者の敷金や預かり金を管理している場合は、その残高と引継ぎ方法を確認します。

主な確認項目は次のとおりです。

・入居者ごとの敷金
・預かり金の種類
・未精算の賃料
・退去予定者の精算状況
・更新料などの入金状況
・オーナー様へ送金前の家賃
・修繕費用の未精算分

金額だけでなく、どの入居者から何の目的で預かっている金銭か分かる資料が必要です。

引継ぎ時点の残高を、現在の管理会社と新しい管理会社の双方で確認しましょう。

■家賃の入金先を変更する

現在の管理会社が家賃を回収している場合は、管理会社の変更に伴い、家賃の振込先や口座振替の手続きが変わる可能性があります。

確認したい内容は次のとおりです。

・新しい家賃の振込先
・口座振替の変更手続き
・変更が適用される月
・旧口座へ入金された場合の対応
・振込手数料の取り扱い
・入居者へ案内する時期
・家賃保証会社との連携

案内が不十分だと、入居者が古い口座へ家賃を振り込む可能性があります。

変更月の前後は、旧口座と新口座の両方について入金状況を確認しましょう。

■保証会社への連絡も確認する

家賃保証会社を利用している場合は、管理会社変更の届出や収納方法の変更が必要になる可能性があります。

確認したい内容は次のとおりです。

・管理会社変更の届出
・家賃の送金先
・口座振替の取り扱い
・滞納がある場合の引継ぎ
・代位弁済の請求状況
・更新保証料の管理
・事故報告の連絡先

保証会社ごとに手続きが異なるため、現在と新しい管理会社のどちらが届け出を行うか確認しましょう。

■滞納がある場合の引継ぎ

家賃を滞納している入居者がいる場合は、対応状況を詳しく引き継ぐ必要があります。

確認したい情報は次のとおりです。

・滞納している月
・滞納額
・これまでの入金履歴
・督促した日時と方法
・入居者からの回答
・分割払いの約束
・保証会社への請求状況
・連帯保証人への連絡状況
・通知書の送付履歴
・法的手続きの有無

対応経緯が分からないと、同じ案内を繰り返したり、入居者との認識が食い違ったりする可能性があります。

電話や口頭のやり取りも記録として整理しましょう。

■修繕中の案件を引き継ぐ

設備故障や建物修繕が進行中の場合は、工事の状況も引き継ぎます。

主な確認項目は次のとおりです。

・故障や不具合の内容
・入居者から連絡があった日
・現地確認の結果
・応急対応の内容
・依頼している施工業者
・見積書
・発注の有無
・工事予定日
・費用の負担者
・保険申請の有無
・入居者への案内状況

工事の依頼先や支払い状況が曖昧なまま管理会社を変更すると、工事が重複する可能性があります。

進行中の案件は一覧にして確認しましょう。

■退去予定者がいる場合

管理会社の変更時期に退去予定の入居者がいる場合は、解約手続きの担当を明確にする必要があります。

確認する内容は次のとおりです。

・解約通知を受け付けた日
・退去予定日
・賃料の最終支払日
・退去立会いの担当者
・鍵の返却先
・原状回復工事の手配
・敷金の精算担当
・退去後の募集条件
・新しい管理会社の管理開始日

現在の管理会社と新しい管理会社のどちらが退去精算を行うか、事前に決めておきましょう。

■空室の募集状況を引き継ぐ

空室がある場合は、現在どのような条件で募集しているか確認します。

主な確認項目は次のとおりです。

・募集賃料
・共益費
・敷金や礼金
・広告料
・フリーレント
・入居可能日
・保証会社の条件
・申込者の有無
・内見予約
・掲載中の写真や間取り図
・鍵の保管場所

申込者がいる場合は、審査状況や提出書類、新しい管理会社へ引き継げるかについても確認が必要です。

募集条件が途中で変わり、申込者へ異なる説明をしないよう注意しましょう。

■入居者への案内は誰が行う？

管理会社を変更する場合は、入居者へ新しい管理会社や連絡先を案内します。

一般的には、現在または新しい管理会社から書面などで案内しますが、実際の方法は関係者で確認する必要があります。

案内したい内容は次のとおりです。

・管理会社が変更になる日
・新しい管理会社名
・新しい連絡先
・緊急時の連絡先
・家賃の支払い方法
・振込先が変わる日
・口座振替の手続き
・設備故障時の連絡方法
・契約条件は継続すること
・入居者に必要な手続き

管理会社の変更だけで、入居者との賃貸借契約が自動的に終了するわけではありません。

不安を与えないよう、変更内容を分かりやすく案内しましょう。

■家賃振込先の詐欺と誤解されない工夫

家賃の振込先変更は、入居者にとって重要な案内です。

突然、知らない会社から振込先変更の連絡が届くと、詐欺ではないかと不安に感じる可能性があります。

案内するときは、次のような工夫を検討しましょう。

・オーナー様名義の案内を添える
・旧管理会社と新管理会社の両方を記載する
・変更日を明記する
・問い合わせ先を記載する
・書面を郵送または配布する
・必要に応じて事前に連絡する
・不明点がある場合の確認方法を案内する

入居者が安心して変更手続きを行えるようにすることが大切です。

■入居者からの問い合わせに備える

管理会社の変更後は、入居者からさまざまな問い合わせが届く可能性があります。

・賃貸借契約を結び直す必要があるか
・家賃はいつから新しい口座へ支払うか
・敷金は引き継がれているか
・更新時期や更新条件は変わるか
・火災保険の連絡先は変わるか
・設備故障はどこへ連絡するか
・退去する場合はどこへ連絡するか
・保証会社の手続きは必要か

想定される質問への回答を、オーナー様と新しい管理会社で共有しておきましょう。

■変更前後の家賃送金を確認する

管理会社の変更月は、家賃の回収とオーナー様への送金がどちらの管理会社から行われるか分かりにくくなることがあります。

確認したい内容は次のとおりです。

・旧管理会社が回収する最終月
・旧管理会社からの最終送金日
・新管理会社が回収を始める月
・新管理会社からの初回送金日
・旧口座へ入金された家賃の取り扱い
・管理手数料の最終精算
・修繕費などの控除額
・送金明細の発行

管理開始日だけでなく、家賃の対象月と実際の送金日を確認しましょう。

■変更後に物件状況を確認する

新しい管理会社へ変更したら、書類を受け取るだけでなく、物件の状況を確認することも大切です。

確認したい内容は次のとおりです。

・共用部分の清掃状況
・照明の点灯状況
・放置物や不法投棄
・郵便受け周辺の状態
・自転車置き場
・駐車場
・植栽
・外壁や屋根の目視状況
・空室の室内状況
・募集看板や掲示物

管理開始時の状態を写真で残しておくと、その後の変化を確認しやすくなります。

■新しい管理会社と報告方法を決める

管理会社を変更した後は、オーナー様が物件の状況を把握できるよう、報告方法を決めておきましょう。

確認したい項目は次のとおりです。

・毎月の収支報告
・家賃滞納の報告時期
・修繕が必要な場合の連絡方法
・オーナー様の承認が必要な金額
・空室募集の報告頻度
・内見や問い合わせの件数
・入居者からの苦情
・定期巡回の報告
・連絡に使用する電話やメール

「連絡がないので問題がないと思っていた」という状態を避けるため、定期的な報告基準を決めることが大切です。

■管理会社変更前のチェック項目

賃貸管理会社の変更を進める前に、次の項目を確認しましょう。

・現在の管理委託契約の内容
・解約予告期間
・違約金の有無
・現在の問題点
・新しい管理会社へ求める業務
・新しい管理会社の管理手数料
・追加費用
・管理開始日
・入居者への案内方法
・家賃の振込先変更
・保証会社の手続き
・契約書や入居者情報の引継ぎ
・鍵の引継ぎ
・敷金や預かり金の残高
・滞納や修繕案件
・空室や退去予定者の状況

変更することだけを目的にせず、変更後にどのような管理を実現したいか整理しましょう。

■埼玉県で賃貸管理にお悩みのオーナー様へ

スマイファミリー大宮店では、大宮を中心に埼玉県内の賃貸管理についてご相談を承っています。

「現在の管理会社から連絡が来ない」
「空室募集の状況が分からない」
「管理手数料と業務内容を見直したい」
「管理会社変更の流れを確認したい」
「契約書や鍵の引継ぎに不安がある」
「所有する複数の物件をまとめて管理してほしい」

このような場合も、現在の管理委託契約、物件の入居状況、家賃管理、空室募集、修繕状況などを確認しながら、必要な手続きを整理します。

管理会社を変更するときは、現在の契約を確認し、管理が途切れないように書類、鍵、預かり金、入居者対応を引き継ぐことが大切です。

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