埼玉の賃貸で契約者や同居人が変わるときは？名義変更・同居人追加の手続きを解説
埼玉県のアパートやマンションに住んでいる方のなかには、結婚、離婚、同棲、家族との同居などをきっかけに、契約者や同居人が変わる方もいらっしゃると思います。
「結婚して名字が変わったら名義変更が必要？」
「恋人と一緒に住む場合は管理会社へ連絡する？」
「契約者だけが退去し、同居人が住み続けることはできる？」
このような変更は、住民票の手続きだけで完了するとは限りません。
賃貸借契約の内容によっては、管理会社やオーナー様への連絡、入居審査、保証会社の手続き、新しい契約の締結などが必要です。
今回は、埼玉県の賃貸住宅で契約者や同居人が変わる方へ、名義変更と同居人追加の違い、一般的な手続き、必要となる可能性がある書類や費用について解説します。
■契約者と入居者・同居人の違い
賃貸住宅では、「契約者」と実際に住んでいる「入居者」が同じとは限りません。
契約者は、オーナー様や管理会社との間で賃貸借契約を結び、家賃の支払いなどについて責任を負う人です。
入居者や同居人は、契約者と一緒に物件へ居住する人を指します。
例えば、夫が契約者で、妻や子どもが同居人として契約書に記載されている場合があります。
同居人として記載されている人は、その物件に住むことが認められていても、自動的に契約者としての立場を引き継げるわけではありません。
契約者だけが退去し、同居人がそのまま住み続ける場合は、契約者変更や新しい契約が必要になる可能性があります。
■契約者の名義変更は自由にできる？
賃貸契約の名義変更には、主に次の2つがあります。
・結婚などによって契約者の名字が変わる
・契約者そのものを別の人へ変更する
同じ契約者の名字が変わる場合は、本人確認書類などを提出して登録情報を変更する手続きで済むことがあります。
一方、夫から妻、親から子、同居人から別の同居人など、契約者そのものを変更する場合は、単なる登録内容の変更ではありません。
新しく契約者になる人について、家賃の支払い能力や勤務状況などを確認する必要があるため、改めて入居審査が行われることがあります。
現在の契約を終了させ、新しい契約者と賃貸借契約を結び直す場合もあります。
必要な手続きは物件や管理会社によって異なるため、当事者間だけで名義を変更したことにせず、必ず管理会社などへ確認しましょう。
■同居人を追加する場合
契約後に恋人、家族、友人などが一緒に住むことになった場合は、同居人追加の手続きが必要になる可能性があります。
管理会社へ伝える主な内容は、次のとおりです。
・追加する同居人の氏名
・生年月日
・契約者との関係
・勤務先や学校
・連絡先
・同居を始める予定日
・緊急連絡先
物件によっては、追加する人について本人確認や入居審査が行われる場合があります。
単身者限定の物件、女性限定の物件、学生向け物件などでは、同居人を追加できない可能性もあります。
また、部屋の広さや設備などを理由に入居人数が定められていることもあります。
同居を始めてから報告するのではなく、引っ越しや荷物の搬入を行う前に相談しましょう。
■管理会社への連絡が必要となる主なケース
次のような変更がある場合は、早めに管理会社やオーナー様へ連絡しましょう。
・結婚して名字が変わった
・同棲を始める
・配偶者や家族が同居する
・親族を呼び寄せて一緒に暮らす
・ルームシェアの同居人が変わる
・離婚や別居によって一人が退去する
・契約者だけが退去する
・契約者が亡くなった
・法人契約から個人契約へ変更する
・個人契約から法人契約へ変更する
・連帯保証人や緊急連絡先が変わる
・電話番号や勤務先が変わる
変更内容によって、必要となる手続きは異なります。
連絡しただけで手続きが完了する場合もあれば、申請書や契約書類の提出が必要になる場合もあります。
■結婚して名字が変わる場合
結婚などによって契約者の名字が変わった場合は、管理会社へ登録情報の変更を申し出ます。
同一人物の名字が変わるだけであれば、新たな入居審査や契約の結び直しを行わず、変更届などで対応できることがあります。
一般的には、次のような書類を求められる可能性があります。
・新しい名字が記載された本人確認書類
・住民票
・戸籍謄本や戸籍抄本
・名義変更届
・変更後の銀行口座情報
家賃を口座振替で支払っている場合は、金融機関の口座名義も変更する必要があります。
火災保険、保証会社、駐車場契約などの登録情報についても、あわせて変更が必要か確認しましょう。
■結婚後に配偶者が入居する場合
結婚によって名字が変わるだけでなく、配偶者が新たに入居する場合は、同居人追加の手続きも必要になる可能性があります。
管理会社へは、結婚することだけでなく、入居者が増えることも伝えましょう。
単身者向けの契約になっている場合や、物件の利用人数が制限されている場合は、配偶者であっても事前の確認が必要です。
現在の部屋では二人での入居が認められない場合、二人入居可能な物件への住み替えを検討することもあります。
■同棲を始める場合
恋人が頻繁に泊まっている状態と、生活の拠点を移して継続的に住む状態は同じではありません。
恋人が自分の住居を退去し、荷物を運び入れて一緒に生活する場合は、同居人の追加に該当する可能性があります。
「短期間だから」「家賃は契約者が払っているから」と自己判断せず、管理会社へ確認しましょう。
同棲相手について入居審査を受ける場合は、本人確認書類、勤務先、収入、緊急連絡先などの情報を求められることがあります。
将来、契約者が先に退去して同棲相手だけが残る場合も、契約をそのまま引き継げるとは限りません。
同棲を始める段階で、契約者と同居人の立場を確認しておくことが大切です。
■ルームシェアの同居人が変わる場合
友人同士などでルームシェアをしている場合、一人が退去し、別の人が入居することがあります。
契約書に同居人の氏名が記載されている場合は、退去する人の削除と、新しく入居する人の追加手続きが必要です。
複数人がそれぞれ契約者となっている場合は、契約者の一部が変更されることになるため、審査や契約の結び直しが必要になる可能性があります。
新しい同居人を決める前に、管理会社へ次の内容を確認しましょう。
・同居人の入れ替えが認められているか
・新しい入居者の審査があるか
・契約書を作成し直すか
・保証会社の変更手続きが必要か
・事務手数料などが発生するか
・退去する人に必要な手続きがあるか
当事者間で家賃の分担を変更しても、賃貸借契約上の責任者が自動的に変わるわけではありません。
■離婚や別居で契約者が退去する場合
夫が契約者で妻が同居人となっている物件で、離婚や別居により夫だけが退去し、妻が住み続けるケースがあります。
この場合、同居人である妻が自動的に新しい契約者になるとは限りません。
契約者を妻へ変更するために、収入や勤務先などを確認する入居審査が行われる可能性があります。
審査結果や物件の契約条件によっては、新しい連帯保証人や保証会社との契約を求められる場合もあります。
契約者が先に転居して連絡が取れなくなると、必要な書類への署名や解約手続きが進めにくくなることがあります。
退去日や離婚手続きが決まった段階で、早めに管理会社へ相談しましょう。
■契約者が亡くなった場合
契約者が亡くなった場合は、同居人が住んでいるか、相続人が誰か、今後も物件を使用するかなどによって対応が異なります。
同居していた家族が住み続けたい場合でも、契約者の死亡だけを理由に、自分たちで名義を書き換えることはできません。
管理会社へ連絡し、相続関係や居住状況を確認しながら必要な手続きを進めます。
主に次のような書類を求められる可能性があります。
・死亡の事実を確認できる書類
・相続関係が分かる書類
・新しく契約者になる人の本人確認書類
・収入や勤務状況を確認できる書類
・住民票
・保証会社に提出する書類
相続人が複数いる場合や、契約の継続・解約について意見がまとまらない場合は、弁護士や司法書士などへの相談が必要になることもあります。
■名義変更・同居人追加の一般的な流れ
名義変更や同居人追加は、一般的に次のような流れで進みます。
・現在の賃貸借契約書を確認する
・管理会社やオーナー様へ変更内容を相談する
・申請書や必要書類を提出する
・必要に応じて入居審査を受ける
・オーナー様や保証会社の承認を受ける
・契約変更書や新しい賃貸借契約書を作成する
・事務手数料などを支払う
・火災保険や家賃口座の情報を変更する
・新しい契約内容や入居者情報を確認する
相談から手続きの完了まで時間がかかる場合があります。
同居開始日や現在の契約者の退去日が決まっている場合は、余裕を持って相談しましょう。
■必要となる可能性がある書類
名義変更や同居人追加では、次のような書類や情報を求められることがあります。
・運転免許証などの本人確認書類
・住民票
・健康保険証や資格確認書
・源泉徴収票
・給与明細
・雇用契約書
・在職証明書
・確定申告書
・印鑑証明書
・勤務先の情報
・緊急連絡先
・連帯保証人に関する書類
・保証会社の申込書
・結婚や離婚などを確認できる書類
必要書類は、変更内容、雇用形態、管理会社、保証会社などによって異なります。
書類を準備する前に、提出するものと有効期限を確認しましょう。
■名義変更で審査が行われることはある？
同じ契約者の名字や連絡先を変更するだけであれば、通常は新しい契約者としての審査を行わないことがあります。
一方、契約者そのものを変更する場合は、新しい契約者について審査が行われる可能性があります。
主に確認される項目は、次のとおりです。
・年齢
・勤務先
・雇用形態
・勤続年数
・収入
・家賃とのバランス
・他の借入れ
・過去の家賃やクレジットの支払い状況
・緊急連絡先
・連帯保証人
現在まで問題なく家賃を支払っていた場合でも、新しい契約者の審査が必ず承認されるとは限りません。
審査に不安がある場合は、現在の契約者が退去する前に管理会社へ相談することが大切です。
■保証会社や連帯保証人の手続き
契約者が変わる場合は、家賃保証会社との保証契約も変更または再契約となることがあります。
保証会社の契約は、賃貸借契約の名義だけを変更すれば自動的に引き継がれるとは限りません。
新しい契約者について改めて審査を受け、初回保証料などを支払う場合があります。
連帯保証人を設定している契約では、現在の連帯保証人が新しい契約者についても保証を続けるか確認が必要です。
同居人を追加するだけの場合でも、保証会社へ届け出る必要があることがあります。
管理会社だけでなく、保証会社に関する手続きも確認しましょう。
■火災保険の変更も確認する
賃貸住宅の火災保険には、契約者や同居する家族などの情報が登録されています。
契約者の名字や同居人が変わる場合は、保険会社へ変更手続きが必要か確認しましょう。
登録されていない同居人の家財や事故が、契約している保険の補償対象になるとは限りません。
契約者が退去する場合は、現在の火災保険を解約し、新しい契約者が保険へ加入し直すこともあります。
補償内容や変更方法は保険商品によって異なるため、保険会社や管理会社へ確認しましょう。
■手続き費用が発生する可能性
名義変更や同居人追加では、次のような費用が発生する場合があります。
・契約変更の事務手数料
・新しい契約書の作成費用
・保証会社の初回保証料
・火災保険料
・鍵交換費用
・新しい契約に伴う仲介手数料
・敷金や礼金の追加費用
・印鑑証明書や住民票などの取得費用
同一人物の名字を変更するだけの場合は、費用がかからないこともあります。
契約者そのものを変更し、新規契約として扱われる場合は、通常の入居契約に近い費用が必要になる可能性があります。
手続きを申し込む前に、費用の内訳を確認しましょう。
■無断で同居人を増やすとどうなる？
賃貸借契約書には、契約時に届け出た人以外を継続的に入居させる場合、管理会社やオーナー様の承諾を必要とする内容が定められていることがあります。
無断で同居を始めると、契約違反として注意や是正を求められる可能性があります。
入居人数が増えたことによって、次のような問題が発生することもあります。
・騒音や生活音に関する苦情
・ごみの量や共用部分の利用増加
・水道料金などの計算への影響
・駐輪場や駐車場の無断利用
・緊急時に入居者を確認できない
・火災保険の登録内容と実態が異なる
・契約者が退去した後の名義トラブル
無断同居が分かったからといって、直ちに必ず退去となるわけではありません。
ただし、契約内容やその後の対応によっては、契約継続が難しくなる可能性があります。
一緒に住むことが決まった段階で、事前に相談しましょう。
■子どもが生まれた場合も連絡する？
契約後に子どもが生まれた場合は、入居者数や家族構成が変わるため、管理会社へ届け出ることが一般的です。
出生による家族の増加は、友人や恋人を同居させる場合とは事情が異なりますが、入居者情報の変更手続きが必要になることがあります。
火災保険、自治体への届け出、共用施設の利用登録などについても確認しましょう。
物件の広さに対して入居人数が多くなる場合は、今後の暮らしを考えて住み替えを検討することもあります。
■住民票を移せば同居が認められる？
住民票の届け出と、賃貸借契約上の入居承認は別の手続きです。
新しい住所へ住民票を移しただけで、管理会社やオーナー様から同居を承認されたことにはなりません。
反対に、管理会社から同居の承認を受けても、住民票や勤務先、金融機関などの住所変更が自動的に行われるわけではありません。
同居人追加の手続続きと、行政機関などへの住所変更手続きは、それぞれ確認して進めましょう。
■法人契約から個人契約へ変更する場合
勤務先が契約者となる法人契約で入居している方が、退職や転勤制度の変更などによって個人契約への切り替えを希望することがあります。
法人と入居者個人は別の契約者となるため、単純な名義変更ではなく、新しい契約として扱われる可能性があります。
個人契約へ変更する場合は、次の内容を確認しましょう。
・個人名義で入居審査を受ける必要があるか
・保証会社へ加入する必要があるか
・敷金などを引き継げるか
・新しい火災保険への加入が必要か
・法人契約の解約日と個人契約の開始日
・契約に伴う費用
・勤務先から提出してもらう書類
法人契約が終了してから相談すると、契約の空白期間が生じる可能性があります。
勤務先から契約終了の連絡を受けたら、早めに管理会社へ相談しましょう。
■手続きを始める前に確認したいこと
契約者や同居人が変わる場合は、次の内容を整理してから管理会社へ相談すると手続きを進めやすくなります。
・現在の契約者は誰か
・契約書に記載されている入居者
・誰が退去し、誰が入居するのか
・変更を希望する日
・現在の契約者が住み続けるか
・新しい契約者の勤務状況や収入
・家賃の支払方法
・保証会社や連帯保証人の状況
・火災保険の契約者
・駐車場や駐輪場の利用状況
・手続きに必要な費用
契約者や入居者の変更方法は、物件ごとの契約内容によって異なります。
インターネット上の一般的な情報だけで判断せず、現在の賃貸借契約書を確認したうえで、管理会社やオーナー様へ相談しましょう。
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一緒に暮らす人や契約者が変わることが分かった段階で、早めに管理会社へ相談することが大切です。
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