埼玉の賃貸で契約更新を迎える方へ｜更新料・必要書類・退去を迷ったときの判断ポイント

埼玉県のアパートやマンションに住んでいる方のなかには、管理会社やオーナー様から契約更新のお知らせが届き、「何を手続きすればよい？」「更新料はいくらかかる？」「このまま住み続けるか、引っ越すか迷っている」と感じている方もいらっしゃると思います。

賃貸借契約には契約期間が定められていることが多く、住み続ける場合は更新手続きが必要になることがあります。

更新時には、更新料だけでなく、更新事務手数料、火災保険料、保証会社の更新料などが必要になる場合もあります。

必要な費用や手続きの方法は、物件や契約内容によって異なります。

今回は、埼玉県の賃貸住宅で契約更新を迎える方へ、更新手続きの流れ、更新時に必要となる可能性がある費用や書類、住み続けるか退去するか迷ったときの判断ポイントを解説します。

■賃貸借契約の更新とは？

賃貸借契約の更新とは、現在の契約期間が終了した後も、引き続き同じ物件に住むために契約を継続することです。

一般的な賃貸住宅では、契約期間が2年間に設定されていることがあります。

ただし、すべての物件が2年契約とは限りません。

1年契約や3年契約の場合もあるため、賃貸借契約書に記載されている契約期間と満了日を確認しましょう。

契約期間が終了する前には、管理会社やオーナー様から更新に関する案内が届くことがあります。

案内には、主に次のような内容が記載されています。

・現在の契約満了日
・更新後の契約期間
・更新手続きの期限
・更新料
・更新事務手数料
・火災保険の更新
・保証会社の更新
・必要書類
・更新後の家賃や共益費
・退去する場合の連絡方法

案内が届いたら、そのまま保管せず、提出期限や必要な費用を早めに確認しましょう。

■普通借家契約と定期借家契約の違い

賃貸借契約には、主に「普通借家契約」と「定期借家契約」があります。

普通借家契約は、契約期間が終了しても、貸主と借主が合意することで契約を更新できる一般的な契約です。

一方、定期借家契約は、原則として契約期間の満了によって契約が終了します。

引き続き住む場合は、更新ではなく、貸主と借主の合意によって再契約を行うことがあります。

再契約ができるかどうかは、物件や契約条件によって異なります。

「2年間の契約だから自動的に更新できる」と判断せず、賃貸借契約書に普通借家契約と定期借家契約のどちらが記載されているか確認しましょう。

■契約更新の案内はいつ届く？

契約更新の案内が届く時期は、管理会社や契約内容によって異なります。

一般的には、契約満了日の数か月前に送られることがあります。

郵送だけでなく、メール、ショートメッセージ、入居者専用アプリなどで案内される場合もあります。

更新時期が近いのに案内が届かない場合は、次の点を確認しましょう。

・登録している住所に間違いがないか
・郵便物の転送期間が終了していないか
・メールが迷惑メールフォルダに入っていないか
・電話番号やメールアドレスを変更していないか
・管理会社が変更されていないか

案内が届かないからといって、更新手続きが不要とは限りません。

契約満了日が近づいている場合は、自分から管理会社やオーナー様へ確認しましょう。

■契約更新の一般的な流れ

賃貸借契約を更新する場合は、一般的に次のような流れで手続きを進めます。

・更新案内を確認する
・契約内容や更新費用を確認する
・住み続けるか退去するか決める
・更新の意思を管理会社へ伝える
・必要書類を記入する
・必要に応じて書類を提出する
・更新料などを支払う
・火災保険や保証会社の更新手続きを行う
・更新後の契約書や書類を保管する

手続きの順番や方法は、管理会社によって異なります。

書面へ署名・押印する場合もあれば、オンライン上で手続きを完了できる場合もあります。

案内に記載された期限を過ぎると、管理会社から確認の連絡が入ることがあります。

住み続ける予定が決まっている場合は、早めに手続きを進めましょう。

■更新時に必要となる可能性がある書類

賃貸借契約の更新時には、次のような書類や情報を求められる場合があります。

・更新契約書
・更新に関する意思確認書
・本人確認書類
・収入を確認できる書類
・勤務先に関する情報
・入居者や同居人の情報
・緊急連絡先
・連帯保証人に関する情報
・印鑑
・火災保険に関する書類
・保証会社に関する書類

契約開始時から住所、勤務先、電話番号、同居人、緊急連絡先などが変わっている場合は、更新時に変更内容を申告します。

必要書類は契約内容によって異なるため、更新案内を確認して準備しましょう。

■更新時に審査が行われることはある？

契約更新時には、現在の入居状況や家賃の支払い状況などを確認されることがあります。

次のような変更がある場合は、追加の確認や書類提出を求められる可能性があります。

・勤務先が変わった
・雇用形態が変わった
・収入状況が変わった
・同居人が増えた
・契約者を変更したい
・連帯保証人を変更したい
・緊急連絡先が変わった
・家賃の支払いに遅れがある

転職や収入の変化があったという理由だけで、必ず更新できなくなるとは限りません。

現在の状況を正確に伝え、必要な書類を提出することが大切です。

■契約更新時に必要となる費用

契約更新時には、契約内容に応じて複数の費用が必要になる場合があります。

主な費用は次のとおりです。

・更新料
・更新事務手数料
・火災保険料
・保証会社の更新料
・24時間サポートなどの更新費用
・家賃や共益費の変更分

すべての契約で同じ費用が発生するわけではありません。

更新料がない物件でも、火災保険や保証会社などの更新費用が必要になることがあります。

反対に、月額の保証料や保険料が家賃と一緒に請求されている契約では、更新時にまとまった支払いが発生しない場合もあります。

更新案内だけでなく、賃貸借契約書、保証委託契約書、火災保険の契約内容も確認しましょう。

■更新料とは？

更新料とは、賃貸借契約を更新するときに、契約内容に基づいて貸主へ支払う費用です。

金額は、家賃の一定額や一定割合として定められている場合があります。

ただし、すべての賃貸物件で更新料が必要になるわけではありません。

更新料の有無や金額は、物件や契約内容によって異なります。

更新案内を受け取ったら、次の内容を確認しましょう。

・更新料が契約書に記載されているか
・更新料の金額
・支払期限
・振込先や支払方法
・更新事務手数料との違い
・消費税の取り扱い

更新料について疑問がある場合は、支払期限を過ぎる前に管理会社へ確認しましょう。

■更新事務手数料とは？

更新事務手数料は、更新書類の作成や手続きなどに関する費用として、管理会社などへ支払う場合があります。

更新料と更新事務手数料は、同じ費用ではありません。

契約によっては、更新料と更新事務手数料の両方が必要になることもあります。

案内に複数の費用が記載されている場合は、費用の名称だけで判断せず、それぞれの金額と支払先を確認しましょう。

■火災保険の更新も確認する

賃貸住宅では、火災保険や家財保険へ加入していることがあります。

保険期間が賃貸借契約と同じ2年間に設定されている場合は、契約更新の時期に保険も満期を迎える可能性があります。

保険の更新時には、主に次の内容を確認しましょう。

・保険期間
・更新後の保険料
・補償内容
・借家人賠償責任補償
・個人賠償責任補償
・家財の補償金額
・保険会社や契約窓口
・支払期限

賃貸借契約だけを更新し、火災保険の手続きを忘れないように注意しましょう。

■保証会社の更新料も確認する

家賃保証会社を利用している場合は、保証契約にも更新が必要になることがあります。

更新方法には、毎年一定額を支払う方法、月額で保証料を支払う方法、家賃の一定割合を支払う方法などがあります。

保証会社の更新料は、賃貸借契約の更新料とは別に必要となる場合があります。

次の内容を確認しましょう。

・保証契約の期間
・更新料の金額
・支払時期
・支払方法
・口座振替か振込みか
・家賃と一緒に請求されるか
・保証内容に変更がないか

保証会社から直接案内が届く場合もあるため、郵便物やメールを確認しましょう。

■更新時に家賃が変わることはある？

契約更新の案内に、更新後の家賃や共益費の変更が記載されることがあります。

家賃の変更を提案された場合は、現在の契約内容、変更される金額、変更時期、理由などを確認しましょう。

案内を読まずに更新書類へ署名すると、変更内容を見落とす可能性があります。

次の内容を整理したうえで、分からない点は管理会社へ確認しましょう。

・現在の家賃と共益費
・更新後の家賃と共益費
・変更が始まる月
・変更理由
・その他の契約条件の変更
・支払方法の変更

内容を理解しないまま手続きを進めず、納得できるまで説明を受けることが大切です。

■更新するか退去するか迷ったときの判断ポイント

更新時期は、現在の住まいを見直すきっかけになります。

住み続けるか退去するか迷った場合は、次の内容を整理しましょう。

・現在の家賃が負担になっていないか
・更新時に必要となる費用
・通勤や通学のしやすさ
・部屋の広さや間取り
・収納の量
・設備や建物の状態
・騒音や周辺環境
・今後の転職や転勤の予定
・結婚や出産などの予定
・引っ越しに必要となる初期費用
・引っ越し業者の費用
・現在の物件への満足度

更新料だけを見て判断するのではなく、現在の物件に住み続ける費用と、新しい物件へ引っ越す費用を比較することが大切です。

■更新する場合に考えたいこと

現在の物件に大きな不満がなく、家賃や生活環境も希望に合っている場合は、更新することで引っ越しの負担を避けられます。

引っ越しをする場合は、新しい物件の契約費用だけでなく、次のような費用や手間が発生します。

・敷金や礼金
・仲介手数料
・保証会社の初回保証料
・火災保険料
・鍵交換費用
・引っ越し業者の費用
・家具や家電の買い替え
・インターネットの移転
・住所変更などの手続き

更新時にまとまった費用が必要でも、引っ越しにかかる総額より負担が少ない場合があります。

金額だけでなく、通勤時間、住み慣れた環境、手続きに必要な時間なども含めて判断しましょう。

■退去する場合は解約予告期間を確認する

更新せずに退去する場合は、賃貸借契約書に記載された解約予告期間を確認します。

退去日の一定期間前までに、管理会社やオーナー様へ解約の連絡が必要です。

連絡が遅れると、実際に部屋を明け渡した後も家賃が発生する可能性があります。

退去を検討している場合は、次の内容を早めに確認しましょう。

・解約予告期間
・解約の連絡方法
・解約通知書の提出先
・退去希望日
・退去立会いの有無
・鍵の返却方法
・短期解約違約金の有無
・最終月の家賃の計算方法
・退去時の清掃費用
・原状回復に関する特約

新しい物件が決まる前に現在の部屋を解約すると、入居日との調整が難しくなることがあります。

現在の契約と新しい物件のスケジュールを確認してから進めましょう。

■更新料を支払った直後に退去する場合

契約を更新した後、転勤や家庭の事情などによって、短期間で退去することがあります。

一度支払った更新料などが返金されるかどうかは、契約内容や費用の性質によって異なります。

更新後すぐに引っ越す可能性がある場合は、更新手続きを行う前に管理会社へ相談しましょう。

次の内容を確認します。

・更新料の返金に関する取り決め
・更新事務手数料の取り扱い
・火災保険を解約した場合の返戻金
・保証会社の更新料の取り扱い
・解約予告期間
・短期解約違約金

転勤などの予定が確定していなくても、可能性がある場合は早めに相談することが大切です。

■更新手続きを忘れた場合

更新案内を見落としたり、書類の提出や支払いを忘れたりすることがあります。

期限を過ぎたことに気づいたら、そのまま放置せず、早めに管理会社へ連絡しましょう。

手続きが遅れた場合の対応は、契約内容や管理会社によって異なります。

自己判断で「そのまま住める」と考えず、必要な手続きと支払いについて確認しましょう。

■更新書類は保管する

更新手続きが完了したら、更新後の契約書、支払いの控え、火災保険や保証会社の書類などを保管しましょう。

主に次の書類をまとめておくと安心です。

・更新契約書
・更新料などの領収書や振込明細
・火災保険の保険証券
・保証会社の契約書
・重要な特約が記載された書類
・管理会社の連絡先
・次回の契約満了日が分かる書類

紙の書類だけでなく、オンラインで手続きした場合は、完了メールや契約データも保存しておきましょう。

■埼玉県で賃貸契約の更新や住み替えにお悩みの方へ

スマイファミリー大宮店では、大宮を中心に埼玉県内のお部屋探しについてご相談を承っています。

「更新料を支払って住み続けるか迷っている」
「契約満了までに引っ越したほうがよいか相談したい」
「現在の家賃が負担になってきた」
「通勤や通学に便利な地域へ住み替えたい」
「家族が増えるため広い部屋を探したい」
「初期費用を抑えて引っ越したい」

このような場合も、現在の契約満了日、解約予告期間、更新時に必要となる費用、住み替えのご希望などを伺いながら、進め方を整理していきます。

更新と引っ越しのどちらが適しているかは、更新料だけで決まるものではありません。

現在の住みやすさ、今後の生活予定、引っ越しに必要となる費用などを比較することが大切です。

埼玉県で賃貸契約の更新や住み替えについてお悩みの方は、スマイファミリー大宮店へお気軽にご相談ください。