埼玉の賃貸物件で家賃滞納が発生したら？オーナー様が取るべき対応を解説

埼玉県でアパートやマンション、戸建てなどを所有しているオーナー様のなかには、「入居者から家賃が振り込まれていない」「連絡しても返事がない」「滞納が続く場合は退去させられる？」と悩んでいる方もいらっしゃると思います。

家賃の入金が確認できない場合は、早めに状況を確認することが重要です。

ただし、滞納が発生したからといって、貸主が無断で室内へ入ったり、鍵を交換したり、荷物を処分したりすることは避けなければなりません。

家賃滞納への対応は、賃貸借契約、保証会社の利用状況、滞納期間、入居者との連絡状況などによって異なります。

今回は、埼玉県で賃貸物件を所有しているオーナー様へ、家賃滞納が発生したときの初動、保証会社との連携、記録しておきたい内容、契約解除や明渡しを検討する際の注意点を解説します。

■家賃滞納が発生したら最初に確認すること

家賃の入金が確認できない場合は、すぐに強い督促をするのではなく、まず契約内容と入金状況を確認しましょう。

主な確認項目は次のとおりです。

・賃貸借契約書に記載された支払日
・賃料と管理費などの請求額
・入金先の口座
・入居者名義以外からの入金
・過去の入金履歴
・口座振替の状況
・保証会社の利用状況
・管理会社との契約内容
・入居者から事前連絡がなかったか
・更新料など別の費用と混同していないか

入居者が支払っていても、振込名義が異なるために確認できていない場合や、金融機関の処理によって反映が遅れている場合があります。

最初に事実関係を整理し、誤った督促をしないようにしましょう。

■家賃滞納の初動が重要な理由

家賃滞納への対応が遅れると、未払い額が増え、入居者にとっても支払いが難しくなる可能性があります。

滞納額が少ない段階で確認できれば、単なる振込忘れや口座残高不足など、早期に解決できる場合があります。

また、収入の減少、失業、病気、入院などによって、一時的に支払いが難しくなっている可能性もあります。

連絡が取れた場合は、入金予定日や現在の状況を確認しましょう。

口頭で約束をした場合も、日時、内容、支払予定日などを記録しておくことが大切です。

■まずは入居者へ連絡する

入金が確認できない場合は、電話、メール、SMS、書面など、契約時に登録された連絡先を使って入居者へ連絡します。

最初の連絡では、家賃が未払いであると決めつけるのではなく、入金状況を確認する形で伝えるとよいでしょう。

主に次の内容を確認します。

・支払い済みか
・振込日と振込名義
・未払いの場合はその理由
・入金できる予定日
・今後の連絡方法
・支払いに関する相談の有無

感情的な表現や威圧的な言動は避け、事実にもとづいて対応しましょう。

入居者本人以外の勤務先や親族へ連絡する場合は、契約内容や個人情報の取り扱いに注意が必要です。

■連絡内容を記録する

家賃滞納への対応では、いつ、誰が、どのような連絡を行ったか記録しておくことが重要です。

記録しておきたい内容は次のとおりです。

・家賃の支払期限
・未払いとなっている金額
・入金を確認した日
・電話をかけた日時
・電話がつながったか
・メールやSMSを送った日時
・送付した書面の内容
・入居者からの回答
・入金すると約束した日
・実際に入金された金額
・保証会社へ連絡した日時
・管理会社や専門家への相談内容

電話だけでやり取りすると、後から内容を確認できなくなる可能性があります。

重要な内容については、メールや書面でも残しておきましょう。

■家賃保証会社を利用している場合

家賃保証会社を利用している場合は、保証委託契約や保証内容を確認します。

家賃の入金がなかった場合、オーナー様や管理会社から保証会社へ報告する期限が定められていることがあります。

報告が遅れると、保証の対象外になる可能性もあるため注意が必要です。

主な確認項目は次のとおりです。

・滞納発生時の報告期限
・報告方法
・保証される賃料の範囲
・管理費や駐車場代が含まれるか
・更新料などが保証対象になるか
・保証会社から入金される時期
・入居者への督促を誰が行うか
・契約解除や明渡しの対応範囲
・退去後の原状回復費用が含まれるか

保証会社を利用していても、すべての費用と手続きを任せられるとは限りません。

オーナー様や管理会社が行うべき対応を確認しましょう。

■連帯保証人がいる場合

連帯保証人が設定されている場合は、賃貸借契約書や保証契約の内容を確認します。

個人が連帯保証人となる契約では、保証する限度額である極度額が定められている場合があります。

連帯保証人へ連絡するときは、未払い額、対象となる期間、支払期限などを整理し、事実を正確に伝えましょう。

ただし、連帯保証人へ請求できる範囲や手続きは契約内容によって異なります。

請求方法について不安がある場合は、弁護士などの専門家へ相談しましょう。

■入居者と支払計画を相談する場合

入居者から支払いに関する相談があった場合は、滞納理由や収入の見込みなどを確認し、分割払いを検討することがあります。

分割払いを認める場合は、口頭だけで決めず、次の内容を書面に残しましょう。

・滞納している合計額
・対象となる月
・毎回の支払額
・支払日
・振込先
・通常の家賃と滞納分の支払い方法
・約束どおり支払われなかった場合の対応

毎月の家賃に滞納分を上乗せする場合、入居者が無理なく支払える計画になっているか確認する必要があります。

実現できない支払計画を設定すると、再び滞納する可能性があります。

分割払いの合意が、契約解除などにどのような影響を与えるかについても、必要に応じて専門家へ確認しましょう。

■督促状を送付する

電話やメールで連絡しても支払いがない場合は、督促状を送付する方法があります。

督促状には、一般的に次の内容を記載します。

・物件名と部屋番号
・契約者の氏名
・未払いとなっている期間
・滞納している金額
・支払期限
・振込先
・問い合わせ先
・期限までに支払いがない場合の対応

書面を送付した記録を残しておきましょう。

状況によっては、内容証明郵便などを利用する場合もあります。

契約解除を前提とした通知や法的な請求を行う場合は、文面を自己判断で作成せず、弁護士などへ確認することをおすすめします。

■一度の滞納で契約解除できるとは限らない

家賃の支払いが遅れたからといって、直ちに賃貸借契約を解除できるとは限りません。

契約解除が認められるかどうかは、滞納期間や金額だけでなく、入居者との連絡状況、過去の支払い、支払いの意思など、個別の事情によって判断されます。

賃貸借契約では、貸主と借主の信頼関係が破壊されたといえる状況かどうかが重要になります。

「家賃を一度でも滞納した場合は直ちに解除する」と契約書に記載されていても、その条項だけで必ず解除できるとは限りません。

契約解除を検討する場合は、早めに弁護士などの専門家へ相談しましょう。

■オーナー様がしてはいけない対応

家賃滞納が続いていても、貸主が自分の判断だけで入居者を強制的に退去させることはできません。

次のような対応は避ける必要があります。

・入居者に無断で鍵を交換する
・室内へ無断で立ち入る
・電気、ガス、水道を止める
・玄関へ退去を求める貼り紙をする
・室内の家具や荷物を運び出す
・入居者の荷物を処分する
・勤務先や近隣住民へ滞納を広める
・深夜や早朝に繰り返し連絡する
・威圧的な言葉で退去を迫る

このような行為は、新たなトラブルや損害賠償請求につながる可能性があります。

入居者と連絡が取れず、室内で事故や急病が起きている可能性がある場合も、緊急性や契約内容を確認し、警察、消防、管理会社などと連携して慎重に対応しましょう。

■連絡が取れない場合

電話、メール、書面などで連絡しても返答がない場合は、登録されている緊急連絡先や連帯保証人、保証会社へ確認します。

ただし、緊急連絡先は家賃の支払いを保証する人ではありません。

本人と連絡が取れない場合の連絡先であり、契約上の責任を負っているとは限りません。

郵便物の状況、電気メーター、近隣からの情報などを確認する場合も、プライバシーや適切な管理方法に注意しましょう。

室内へ入る必要があるかどうかは、緊急性や契約条件によって判断が異なります。

安否に関する重大な懸念がある場合は、警察や消防へ相談しましょう。

■契約解除から明渡しまでの流れ

滞納が続き、話し合いによる解決が難しい場合は、契約解除や建物の明渡しを検討することがあります。

一般的には、次のような流れで進めます。

・賃貸借契約と滞納状況の確認
・入居者への連絡や督促
・支払期限を定めた請求
・契約解除の通知
・建物明渡請求訴訟
・判決や和解
・任意の退去
・必要に応じた強制執行

実際の手続きは、契約内容や滞納状況によって異なります。

契約解除の通知方法やタイミングを誤ると、その後の手続きに影響する可能性があります。

滞納が長期化する前に、弁護士などへ相談しましょう。

■強制的な明渡しには手続きが必要

裁判で建物の明渡しが認められても、入居者が任意に退去しない場合があります。

その場合は、判決などにもとづき、裁判所の執行官へ不動産引渡し・明渡しの強制執行を申し立てる手続きがあります。

強制執行では、執行官による明渡しの催告などを経て、必要に応じて室内の物品を搬出し、建物を貸主へ引き渡します。

オーナー様が裁判所の手続きを経ずに、入居者や荷物を強制的に移動させることはできません。

明渡しまでには期間と費用が必要になるため、早い段階から対応を進めることが重要です。

■滞納家賃の回収と明渡しは分けて考える

建物が明け渡された場合でも、滞納家賃が自動的に支払われるわけではありません。

入居者の収入や資産状況によっては、判決などがあっても全額を回収できない可能性があります。

そのため、滞納額が大きくなる前に対応し、保証会社や連帯保証人との連携を行うことが大切です。

支払計画を認めるか、契約解除を進めるか、明渡しを優先するかについては、回収可能性や今後の損失も考えて判断しましょう。

■退去後の室内と残置物

入居者が退去した後は、室内の状態と残置物を確認します。

契約が終了していても、残された家具や家電を貸主が自由に処分できるとは限りません。

所有権の放棄について書面で確認できていない場合や、入居者と連絡が取れない場合は、慎重な対応が必要です。

次の内容を記録しておきましょう。

・室内全体の写真
・設備の状態
・破損や汚損
・残置物の種類と数量
・鍵の返却状況
・電気、ガス、水道の状況
・メーターの数値
・確認した日時と立会者

残置物の取り扱いに不安がある場合は、処分する前に専門家へ確認しましょう。

■家賃滞納を防ぐための対策

家賃滞納を完全に防ぐことは難しいものの、募集や契約、管理方法を整えることでリスクを抑えられる可能性があります。

主な対策は次のとおりです。

・申込内容と必要書類を正確に確認する
・入居審査の基準を整理する
・家賃保証会社を利用する
・家賃の支払日と方法を明確にする
・口座振替などを利用する
・入金状況を毎月確認する
・未入金時の対応手順を決める
・連絡履歴を残す
・入居者から相談しやすい窓口を用意する
・管理会社へ家賃管理を委託する

保証会社を利用する場合も、保証内容、報告期限、免責事項などを契約前に確認しましょう。

■管理会社へ委託するメリット

家賃管理を管理会社へ委託すると、毎月の入金確認や、未入金時の初期連絡などを任せられる場合があります。

管理会社の主な対応には、次のようなものがあります。

・家賃の入金確認
・未入金時の連絡
・オーナー様への報告
・保証会社への事故報告
・連帯保証人などへの連絡
・督促履歴の管理
・支払予定日の確認
・専門家との連携
・退去や次の募集に関する手配

実際に委託できる範囲は、管理会社や管理受託契約によって異なります。

法的手続きは、弁護士への依頼が必要になる場合があります。

滞納が発生した場合に誰がどこまで対応するのか、管理を依頼する前に確認しましょう。

■自主管理では対応ルールを決めておく

自主管理をしているオーナー様は、家賃滞納が発生したときの対応手順をあらかじめ決めておくことが大切です。

例えば、次のようなルールを整理します。

・入金確認を行う日
・最初の連絡を行う時期
・電話や書面の担当者
・保証会社への報告期限
・連帯保証人へ連絡する条件
・督促状を送付する時期
・専門家へ相談する時期
・記録の保存方法

対応する人によって内容が変わると、入居者とのトラブルにつながる可能性があります。

感情ではなく、決められた手順にもとづいて対応しましょう。

■埼玉県で家賃滞納や賃貸管理にお悩みのオーナー様へ

スマイファミリー大宮店では、大宮を中心に埼玉県内の賃貸管理についてご相談を承っています。

「家賃の入金確認に時間がかかっている」
「入居者へどのように連絡すればよいか分からない」
「保証会社への報告や手続きを任せたい」
「滞納が長期化する前に管理方法を見直したい」
「自主管理から管理委託へ変更したい」
「退去後の原状回復と次の募集を相談したい」

このような場合も、物件の所在地、契約内容、保証会社の利用状況、現在の滞納状況などを確認しながら、必要な対応を整理していきます。

家賃滞納は、対応が遅れるほど未払い額が増え、解決までに時間がかかる可能性があります。

一方で、貸主が自己判断で鍵を交換したり、荷物を処分したりすることも避けなければなりません。

埼玉県で家賃管理や入居者対応にお悩みのオーナー様は、スマイファミリー大宮店へお気軽にご相談ください。